Nel caso di trasmissione telematica delle istanze (ivi compresa la richiesta di convocazione del consiglio ai sensi del comma 2 dell'art.39 del d.lgs. n.267/2000) i consiglieri devono attenersi alle prescrizioni del codice dell'amministrazione digitale.
Una Prefettura ha rappresentato la questione insorta presso un comune dove si è posto il dubbio in ordine all'eventuale obbligo di riscontrare richieste di accesso e di informazioni pervenute su carta intestata con logo di un gruppo consiliare senza le firme autografe dei consiglieri. Presso l'ente è pervenuta, altresì, analoga interrogazione consiliare priva di sottoscrizioni autografe da parte di quattro consiglieri di minoranza del citato comune. È stato anche rappresentato che il sindaco di un altro ente locale della provincia ha segnalato di non avere accolto la richiesta di convocazione del consiglio comunale ai sensi dell'articolo 39, comma 2, del d.lgs. n.267/2000, in quanto pervenuta con p.e.c. intestata ad un consigliere, contenente la volontà di sottoscrizione da parte anche di ulteriori due consiglieri. Il sindaco ha motivato tale diniego con l'assenza della firma autografa sul documento da parte dei consiglieri comunali. Al riguardo, si osserva che l'art.38 del citato T.U.O.E.L. n.267/2000 demanda il funzionamento dei consigli alla norma regolamentare, nel quadro dei principi stabiliti dallo statuto. Il regolamento deve disciplinare, in particolare, le modalità per la convocazione e per la presentazione e discussione delle proposte. Lo statuto del primo comune, prevedendo che i consiglieri hanno diritto di presentare atti di sindacato ispettivo e proposte di deliberazioni, demanda, infatti, al regolamento le modalità e le forme di esercizio dei predetti diritti. Il regolamento consiliare del citato comune prevede che le interrogazioni sono presentate per iscritto al sindaco, previo deposito presso l'ufficio protocollo dell'ente, in orario d'ufficio. L'art.50 per le interpellanze e l'art.52 per le mozioni stabiliscono che tali atti sono presentati per iscritto al sindaco. Ciò posto, si osserva che l'introduzione delle innovazioni tecnologiche a cui tutte le pubbliche amministrazioni devono adeguarsi ai sensi dell'art.12 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82 (codice dell'amministrazione digitale) renderebbe opportuna l'integrazione delle norme regolamentari dei consigli comunali, visto che proprio tale disposizione impone nei rapporti interni a tutte le pubbliche amministrazioni, l'utilizzazione delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Nelle more dell'individuazione di ulteriori modalità di presentazione delle richieste, in merito alla mancata apposizione delle firme, nell'impossibilità della presentazione diretta agli uffici, appare condivisibile il riferimento all'applicazione delle modalità individuate dall'articolo 65 del d.lgs. n.82/2005 (Codice dell'amministrazione digitale), richiamato anche dall'articolo 38 del d.P.R. n.445/2000 che, al comma 1, consente l'invio, peraltro, mediante fax. Riguardo alla seconda fattispecie segnalata, si ritiene ammissibile la richiesta del solo consigliere che ha inoltrato l'istanza mediante posta certificata ad esso riconducibile, sebbene non sottoscritta digitalmente (cfr. T.A.R. Campania-sez.III, n.1450/2015 e sez.I, n.1445/2018) mentre non potrebbe considerarsi valida rispetto agli ulteriori due consiglieri, ivi indicati come firmatari, in quanto l'eventuale assenso verbale alla trasmissione da parte di questi ultimi non appare sufficiente a riconoscere nell’atto l'espressione della loro effettiva volontà. Infatti, conformemente a quanto sostenuto dal sindaco, il riferimento all'art.3 del d.lgs. n.39/1993, con il quale si è giustificata l'omessa firma della richiesta di convocazione, non sembra corretto in quanto tale dicitura può essere menzionata solo su documenti della pubblica amministrazione provenienti da sistemi informatici, in applicazione dell'art.3-bis, comma 4-ter, del d.lgs. n.82/2005, da cui venga tratta e conservata la copia secondo le regole tecniche dell'art.71. Come previsto dal comma 1-bis dell'art.20 del citato decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82 "il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall'AgID ai sensi dell'articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all'autore". Pertanto, qualora i consiglieri scelgano la modalità telematica di trasmissione delle istanze (ivi compresa quella presentata ai sensi del comma 2 del menzionato art.39 del d.lgs. n.267/2000) dovranno attenersi alle prescrizioni del codice dell'amministrazione digitale.
