La verbalizzazione delle riunioni degli organi collegiali, in quanto attività propria del segretario comunale, dovrebbe essere resa in forma scritta al fine di segnalare anche fatti e circostanze che non emergano dalla registrazione vocale.
Una prefettura ha segnalato un articolo di stampa di un quotidiano con cui si dà notizia della modifica del regolamento di un consiglio comunale, il quale, tra l'altro, ha sostituito il verbale delle adunanze con la registrazione audio munita di firma digitale. Tale modifica è contestata, in particolare, dalla minoranza, in quanto conterrebbe solo i dati formali della riunione senza alcun riferimento all'effettivo andamento della seduta, mentre l'articolo di stampa evidenzia il contenuto dell'articolo 4 che, al comma 6, stabilisce che "in presenza di conclamate situazioni di pericolo per la sanità pubblica e più in generale in tutti i casi in cui si reputi opportuna la necessità, è possibile svolgere il consiglio comunale in forma telematica, in modalità di tele e/o video conferenza". In merito, occorre richiamare preliminarmente l'art.73, comma 1, del d.l. 17 marzo 2020, n.18, convertito nella legge 24 aprile 2020, n.27, il quale al comma 1 prevede: "Al fine di contrastare e contenere la diffusione del virusCOVID-19 e fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei Ministri il 31 gennaio 2020, i consigli dei comuni, delle province e delle città metropolitane e le giunte comunali, che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati dal presidente del consiglio, ove previsto, o dal sindaco, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti, sia assicurata la regolarità dello svolgimento delle sedute e vengano garantiti lo svolgimento delle funzioni di cui all'articolo 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n.267, nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente". Gli effetti di tale norma sono attualmente prorogati "fino alla data di cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da COVID-19 e comunque non oltre il 30 aprile 2021", termine prorogato ai sensi dell'art.19 del decreto legge 31 dicembre 2020 n.183, convertito dalla legge n.21/2021 (G.U. n.51 dell'1.03.2021). La norma lascia la "facoltà" (e dunque non l'obbligo) agli enti locali sulla base dell'inciso "possono riunirsi secondo tali modalità" – di scegliere per le sedute degli organi collegiali il sistema di videoconferenza in luogo della presenza fisica ed è finalizzata a garantire la funzionalità degli organi medesimi - e per analogia anche degli organismi interni ai consigli, quali le commissioni e le conferenze dei capigruppo, garantendo, al contempo, che le riunioni si tengano in condizioni di sicurezza. Occorre richiamare l'articolo 7 del decreto legislativo n.267/00 che dispone che il comune può adottare regolamenti, nel rispetto dei principi fissati dalla legge e dallo statuto, in particolare, per l'organizzazione ed il funzionamento delle istituzioni e degli organismi di partecipazione e per il funzionamento degli organi. Il citato T.U.O.E.L., con l'art.38, stabilisce che i consigli sono dotati di autonomia funzionale ed organizzativa (comma 3) e prevede che "il funzionamento del consiglio, nel quadro dei principi stabiliti dallo statuto, è disciplinato dal regolamento" (comma 2). Ciò posto, si osserva che talune amministrazioni locali ancor prima dell'entrata in vigore della normativa emergenziale, avevano già adottato norme statutarie o regolamentari, che danno facoltà a tutti o solo ad una parte dei componenti della giunta o delle commissioni consiliari di partecipare alle riunioni in videoconferenza senza raggiungere fisicamente la sede comunale. Anche alcune unioni di comuni avevano adottato disposizioni regolamentari che autorizzano la partecipazione al consiglio anche attraverso apparati di videoconferenza o di altre tecnologie che consentano l'identificazione del consigliere. Ciò premesso, si ricorda che l'articolo 12 del d.lgs. 7 marzo 2005, n.82 (codice dell'amministrazione digitale - CAD), prevede, al comma 1, che le pubbliche amministrazioni nell'organizzare autonomamente la propria attività utilizzano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione per la realizzazione degli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione". Il comma 2 stabilisce, invece, che "le pubbliche amministrazioni adottano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nei rapporti interni, …". La norma emergenziale (art.73, comma 1, del d.l. n.18/2020 convertito nella l. n.27/2020) consentendo le riunioni degli organi collegiali da remoto anche nei riguardi degli enti "che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza" affida al presidente del consiglio comunale l'individuazione dei relativi strumenti in urgenza, ma non potrebbe essere intesa quale interpretazione autentica delle disposizioni del testo unico degli enti locali d.lgs. n.267/2000 disponendo che tale previsione possa operare in via ordinaria. L'inciso in parola legittima, invece, nella fase pandemica, l'applicazione degli eventuali regolamenti adottati dalle amministrazioni comunali, ma non sembra consentirne l'applicazione anche nella fase post pandemica, ossia alla cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei Ministri. In merito allo specifico tema segnalato dalla Prefettura, si osserva che il consiglio comunale nell'esercizio della propria autonomia funzionale ed organizzativa di cui al richiamato art.38, comma 3, T.U.O.E.L., ha la possibilità anche di regolamentare la registrazione del dibattito e delle votazioni con mezzi audiovisivi, sia da parte degli uffici di supporto all'attività di verbalizzazione del segretario comunale, che da parte dei consiglieri, nonché dagli organi di informazione e dei cittadini che assistono alla sedute pubbliche. La registrazione può essere utilizzata come brogliaccio - a disposizione del segretario "che cura la verbalizzazione" ai sensi dell'articolo 97, comma 4, del decreto legislativo n.267/00 - non ancora tradotto in atti, che secondo il T.A.R. Veneto (sent. n.60 del 2002) ed il T.A.R. Lombardia-Milano (sent. n.1914 del 2009) non assurge alla qualificazione di documento amministrativo. Nel senso della piena accessibilità della registrazione audio, si è invece pronunciato il T.A.R. Lombardia – Milano, con la decisione n.1914/2009. Peraltro, proprio lo svolgimento delle sedute da remoto consentite nell'attuale fase pandemica dalla legge, ha favorito la possibilità di registrazione integrale degli interventi ad uso anche del segretario verbalizzante. Nonostante la legislazione (art.300 del T.U. del 1915) che prevedeva la lettura, approvazione e sottoscrizione dei verbali sia stata abrogata, è consuetudine di tutti gli organi collegiali operare in tal senso, in quanto il verbale, in definitiva, non attiene al procedimento deliberativo che si esaurisce e si perfeziona con la proclamazione del risultato della votazione, ma assolve ad una funzione di mera certificazione dell'attività dell'organo deliberante (T.A.R. Lazio, I, 10 ottobre 1991, n.1703). Con la sentenza n.1311 del 14.07.2009 il T.A.R. Sicilia – Sez. di Catania - ha precisato che il verbale della seduta costituisce l'elemento essenziale dell'esternazione e della documentazione delle determinazioni amministrative degli organi collegiali, nonché la condizione necessaria perché le determinazioni stesse acquistino valore di espressione di potestà amministrative. Pertanto, considerato che la verbalizzazione è attività propria del segretario comunale, il quale, oltre al mero riporto degli interventi dei singoli consiglieri e degli altri partecipanti alla seduta, può segnalare fatti e circostanze avvenuti che non emergano dalla registrazione vocale, si ritiene che la forma scritta sia preferibile in quanto fornisce certezza in ordine alla modalità della deliberazione maturata in sede di riunioni degli organi collegiali.
