Anche nel caso di documentazione complessa e voluminosa, il diritto d'accesso ex art.43, c.2, del d.lgs. n.267/2000 non può essere negato, ben potendo essere soddisfatto mediante rilascio di supporti informatici o per posta elettronica o con altra modalità informatica.
Al riguardo, si formulano le seguenti osservazioni di carattere generale.
Il diritto di accesso, esercitabile dai consiglieri comunali ai sensi dell'art.43, comma 2, del decreto legislativo n.267/00, è definito dal Consiglio di Stato (sentenza n.4471/2005) "diritto soggettivo pubblico funzionalizzato", finalizzato al controllo politico-amministrativo sull'ente, nell'interesse della collettività (cfr. C.d.S.-V, 5/09/2014, n.4525, cit. da Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi del 29 novembre 2018); si tratta, all'evidenza, di un diritto dai confini più ampi del diritto di accesso riconosciuto al cittadino nei confronti del comune di residenza (art.10 T.U. enti locali) o, più in generale, nei confronti della P.A., disciplinato dalla legge n.241 del 1990 (cfr. parere della Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi del 28 ottobre 2014 ed il richiamato del 29 novembre 2018). Mentre, in linea generale, il diritto di accesso è finalizzato a permettere ai singoli soggetti di conoscere atti e documenti per la tutela delle proprie posizioni soggettive eventualmente lese, quello riconosciuto ai consiglieri comunali è strettamente funzionale all'esercizio delle loro funzioni, alla verifica ed al controllo del comportamento degli organi istituzionali decisionali dell'ente locale ai fini della tutela degli interessi pubblici (piuttosto che di quelli privati e personali) e si configura come peculiare espressione del principio democratico dell'autonomia locale e della rappresentanza esponenziale della collettività (cfr. T.A.R. Basilicata, sez.I, 3 agosto 2017, n.564, richiamata anche da T.A.R. Sicilia – Catania n.926 del 4 maggio 2020). Il diritto ad ottenere dall'ente tutte le informazioni utili all'espletamento del mandato non incontra alcuna limitazione derivante dalla loro eventuale natura riservata, in quanto il consigliere, a cui è ostensibile anche documentazione che per ragioni di riservatezza non sarebbe ordinariamente ostensibile ad altri richiedenti, è vincolato al segreto d'ufficio nei casi espressamente previsti (T.A.R. Lombardia – Milano – sent. n.2363 del 23.09.2014 e citato C.d.S., sez.V, 5 settembre 2014, n.4525). Limiti all'esercizio del diritto di accesso dei consiglieri comunali possono rinvenirsi, per un verso, nel fatto che esso deve avvenire in modo da comportare il minor aggravio possibile per gli uffici comunali e, per altro verso, che esso non deve sostanziarsi in richieste assolutamente generiche ovvero meramente emulative, fermo restando, tuttavia, che la sussistenza di tali caratteri deve essere attentamente ed approfonditamente vagliata in concreto al fine di non introdurre surrettiziamente inammissibili limitazioni al diritto stesso (cfr. C.d.S, sez.V, 5 settembre 2014, n.4525; T.A.R. Toscana, sez.I, 28 gennaio 2019, n.133). Lo statuto comunale conferma il diritto dei consiglieri comunali ad ottenere, dagli uffici comunali, tempestivamente, e comunque nei termini e con le modalità fissate dal regolamento interno, tutte le notizie, le informazioni e le copie di atti che ritengano utili all'espletamento del proprio mandato. Il regolamento consiliare aveva confermato tale diritto prevedendo, in particolare, che la richiesta - rivolta al dirigente di settore competente – deve contenere l'indicazione del provvedimento, atto o documento, in modo specifico o comunque determinabile ... con la precisazione che il rilascio di copie viene richiesto per l'espletamento delle funzioni di componente del consiglio comunale. Dalla documentazione pervenuta sembra che i consiglieri richiedenti si siano attenuti alle disposizioni regolamentari, avendo inoltrato le richieste al direttore dell'area 8 del comune, elencando analiticamente i documenti richiesti e specificando la loro funzione di consiglieri comunali. Ritenendo, peraltro, che non possa essere negato il diritto dei consiglieri, qualora si tratti di esibire documentazione complessa e voluminosa, considerato il continuo progresso tecnologico nel settore, appare legittimo anche il rilascio di supporti informatici o la trasmissione mediante posta elettronica, o l'accesso in altra modalità informatica, in luogo del rilascio delle copie cartacee, con indubbi risparmi di spesa. Premesse le coordinate normative ed interpretative di cui occorre tenere conto nel valutare la questione segnalata, alla luce di tutte le circostanze del caso concreto, occorre rappresentare che, come è noto, questo Ministero non dispone di poteri di controllo di legittimità degli atti degli enti locali.
