La richiesta di accedere al protocollo informatico dell'ente rappresenta una condizione preliminare per l'esercizio consapevole del diritto di accesso, in modo che questo si svolga mediante una selezione degli oggetti degli atti di cui si chiede l'esibizione.
È stato chiesto un parere in ordine all'approvazione di una norma regolamentare che, prevedendo l'assegnazione di password generate quotidianamente per l'accesso autonomo al sistema informatico dell'Ente, limiterebbe il diritto dei consiglieri comunali riconosciuto dall'ordinamento.
In merito, questa Direzione Centrale si era già espressa in materia di accesso al sistema informativo comunale da parte dei consiglieri.
In particolare, è stato richiamato il parere della Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi del 16.3.2010 da cui si evincerebbe l'accessibilità da parte del consigliere comunale a tutti i dati del sistema informatico di cui il protocollo informatico fa parte.
La norma del regolamento sul diritto di accesso contestata riconosce diverse forme di accesso in favore dei consiglieri, tra cui "accesso autonomo al sistema informatico dell'ente tramite password generata di volta in volta nella postazione a disposizione degli Amministratori Comunali presenti in Municipio" "l'Accesso al registro del protocollo informatico".
Da tale norma si evince la possibilità di accedere senza particolari restrizioni al registro di protocollo informatico, mentre l'accesso al sistema informatico in genere è soggetto alla rigenerazione continua di password.
Premessa l'opportunità di consentire l'accesso da postazioni remote rispetto alle postazioni fisse in sede, qualora sia economicamente vantaggioso per l'Ente (sentenza n.3486 dell'8.6.2018 del Consiglio di Stato), l'occasione pare utile per precisare, conformemente alla sentenza del T.A.R. Sardegna n.531 del 31.5.2018 che la "richiesta di accedere al protocollo informatico, … rappresenta una condizione preliminare, ma nondimeno necessaria, per l'esercizio consapevole del diritto di accesso, in modo che questo si svolga non attraverso una apprensione generalizzata e indiscriminata degli atti dell'amministrazione comunale … ma mediante una selezione degli oggetti degli atti di cui si chiede l'esibizione. Peraltro, una delle modalità essenziali per poter operare in tal senso è rappresentata proprio dalla possibilità di accedere - non direttamente al contenuto della documentazione in arrivo o in uscita dall'amministrazione - ma ai dati di sintesi ricavabili dalla consultazione telematica del protocollo.
Pertanto, la limitazione prevista dalla disposizione regolamentare in commento ove, comunque, si autorizza l'accesso a tutto il sistema informatico dell'Ente, non sembra lesiva delle prerogative dei consiglieri comunali, visto che il regolamento comunale consente la libera consultazione del protocollo informatico da cui può prendersi conoscenza dell'esistenza di determinati atti, con la conseguente possibilità di esercitare il diritto di accesso vero e proprio secondo le ordinarie procedure.
