Accesso ai registri di protocollo da parte dei consiglieri comunali.

Territorio e autonomie locali
16 Ottobre 2019
Categoria 
05.02.06 Diritto di accesso
Sintesi/Massima 

Il consigliere comunale ha il diritto di soddisfare le esigenze conoscitive connesse all’espletamento del suo mandato anche attraverso la modalità informatica, con accesso da remoto (cfr.T.A.R. Campania, Salerno, sez.II, 4 aprile 2019, n.545; T.A.R. Sardegna, 4 aprile 2019, n.317). Il TAR per la Basilicata, con sentenza n. 599/2019, al fine di evitare ogni accesso indiscriminato alla totalità dei documenti protocollati”, ha manifestato “l’avviso che l’accesso da remoto vada consentito in relazione ai soli dati di sintesi ricavabili dalla consultazione telematica del protocollo, non potendo essere esteso al contenuto della documentazione, la cui acquisizione rimane soggetta alle ordinarie regole in materia di accesso (tra le quali la necessità di richiesta specifica)”.

Testo 

Un consigliere comunale ha chiesto se per la visione mensile dei protocolli comunali sia necessaria una autorizzazione espressa e se sia corretto che il diniego di visionare i documenti utili per l’espletamento del proprio mandato provenga da una impiegata comunale.
Al riguardo si osserva che l'esercizio del diritto di accesso, esercitabile dai consiglieri comunali ai sensi dell’art.43, comma 2, del decreto legislativo n.267/00, è definito dal Consiglio di Stato (sentenza n.4471/2005) "diritto soggettivo pubblico funzionalizzato", finalizzato al controllo politico-amministrativo sull'ente, nell'interesse della collettività (cfr. C.d.S. V, 5/09/2014, n.4525, cit. da Commissione per l’Accesso ai documenti amministrativi del 29 novembre 2018); si tratta di un diritto dai confini più ampi del diritto di accesso riconosciuto al cittadino nei confronti del Comune di residenza (art.10 T.U. Enti locali) o, più in generale, nei confronti della P.A., disciplinato dalla legge n. 241 del 1990 (cfr. parere della Commissione per l’Accesso ai documenti amministrativi del 28 ottobre 2014 e il richiamato del 29 novembre 2018).
La giurisprudenza (cfr. TAR Sardegna n.29/2007 e n.1782/2004, TAR Lombardia, Brescia, n.362/2005, TAR Campania, Salerno, n.26/2005) è orientata nel ritenere illegittimo il diniego opposto dall’amministrazione di prendere visione del protocollo generale e di quello riservato del Sindaco, comprensivo sia della posta in arrivo che di quella in uscita.
Infatti, i giudici del T.A.R. Sardegna con la sentenza n.29/2007 hanno affermato, tra l’altro, che è consentito prendere visione del protocollo generale senza alcuna esclusione di oggetti e notizie riservate e di materie coperte da segreto, posto che i consiglieri comunali sono comunque tenuti al segreto ai sensi dell’art.43 del decreto legislativo n. 267/00, mentre il T.A.R. Lombardia, Brescia, 1° marzo 2004 n.163, ha ritenuto non ammissibile imporre ai consiglieri l’onere di specificare in anticipo l’oggetto degli atti che intendono visionare giacché trattasi di informazioni di cui gli stessi possono disporre solo in conseguenza dell’accesso.
Pertanto, si ritiene che la previa visione dei vari protocolli sia necessaria per potere individuare gli estremi degli atti sui quali si andrà ad esercitare l’accesso vero e proprio.
Ciò premesso, relativamente al caso in esame, si osserva che la disciplina regolamentare si pone anche come strumento di previsione delle misure tecniche necessarie per l’effettivo esercizio del diritto in parola in capo al consigliere comunale.
Tale strumento, ancorché necessario al fine di porre i competenti uffici comunali nelle condizioni di operare correttamente, dovrebbe, dunque, essere obbligatoriamente adottato dall’Ente con la previsione di tempi ragionevoli per l’accesso a garanzia delle prerogative dei consiglieri.
Con l’occasione, corre l’obbligo di ricordare che la Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi, esprimendosi sull’esercizio del diritto in parola, già con i pareri del 29 novembre 2009 e del 16 marzo 2010, sulla base del principio di economicità che incombe sia sugli uffici tenuti a provvedere, sia sui soggetti che chiedono prestazioni amministrative, ha riconosciuto “la possibilità per il consigliere di avere accesso diretto al sistema informatico interno, anche contabile, dell’ente attraverso l’uso della password di servizio … proprio al fine di evitare che le continue richieste di accesso si trasformino in un aggravio dell’ordinaria attività amministrativa dell’ente locale”.
Anche la giurisprudenza ha riconosciuto il predetto diritto, alla luce del progresso tecnologico, a cui le pubbliche amministrazioni devono adeguarsi ai sensi del d.lgs. n.82/2005 (codice dell’amministrazione digitale), mediante la dotazione di un piattaforma integrata di gestione documentale, nell’ambito della quale è inserito anche il protocollo informatico (T.A.R. Campania, Salerno, sez. II, 4 aprile 2019, n.545; T.A.R. Sardegna, 4 aprile 2019, n.317).
L'accesso da remoto va comunque consentito in relazione ai soli dati di sintesi ricavabili dalla consultazione telematica del protocollo, non potendo essere esteso al contenuto della documentazione, la cui acquisizione rimane soggetta alle ordinarie regole in materia di accesso, tra le quali la necessità di richiesta specifica. (Conforme TAR Basilicata, Sez. I, 10.07.2019, n.599).