Art.43 del d.lgs. n.267/2000. In materia di “diritto di accesso” dei consiglieri comunali in ordine agli atti in possesso dell'Amministrazione comunale, al fine di evitare che eventuali continue richieste si trasformino in un aggravio dell'ordinaria attività amministrativa dell'ente locale, la Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi ha riconosciuto la possibilità per il consigliere comunale di avere accesso diretto al sistema informatico interno (anche contabile) del Comune attraverso l'uso della password di servizio (cfr. parere del 29.11.2009).
Conformemente alla vigente normativa in materia di digitalizzazione della pubblica amministrazione (in particolare, art. 2 del d.lgs. n.82/2005), qualora si tratti di esibire documentazione complessa e voluminosa, è altresì legittimo il rilascio di supporti informatici al consigliere o la trasmissione mediante posta elettronica, in luogo delle copie cartacee.
E' stato posto un quesito in materia di diritto di accesso esercitabile dai consiglieri comunali. Al riguardo, si rappresenta che il "diritto di accesso" ed il "diritto di informazione" dei consiglieri comunali in ordine agli atti in possesso dell'Amministrazione comunale trovano la loro disciplina specifica nell’art.43 del decreto legislativo n.267/00 il quale riconosce il diritto di ottenere dagli uffici del comune, nonché dalle proprie aziende ed enti dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all'espletamento del proprio mandato.
Il diritto dei consiglieri ha una ratio diversa da quella che contraddistingue il diritto di accesso ai documenti amministrativi riconosciuto alla generalità dei cittadini (ex articolo 10 del richiamato decreto legislativo n.267/00) ovvero a chiunque sia portatore di un "interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso" (ex art.22 e ss. della legge 7 agosto 1990, n.241).
Il Consiglio di Stato, con la sentenza n.4525 del 5 settembre 2014, ha affermato che, secondo un consolidato indirizzo giurisprudenziale (Cons. Stato, Sez.V, 17 settembre 2010, n.6963; 9 ottobre 2007, n.5264), i consiglieri comunali hanno un non condizionato diritto di accesso a tutti gli atti che possano essere d'utilità all'espletamento delle loro funzioni, ciò anche al fine di permettere di valutare - con piena cognizione - la correttezza e l'efficacia dell'operato dell'Amministrazione, nonché per esprimere un voto consapevole sulle questioni di competenza del Consiglio e per promuovere, anche nell'ambito del Consiglio stesso, le iniziative che spettano ai singoli rappresentanti del corpo elettorale locale.
Gli unici limiti all'esercizio del diritto di accesso dei consiglieri comunali possono rinvenirsi nel fatto che esso deve avvenire in modo da comportare il minor aggravio possibile per gli uffici comunali, attraverso modalità che ragionevolmente sono fissate nel regolamento dell'ente; inoltre, non deve sostanziarsi in richieste assolutamente generiche, ovvero meramente emulative, fermo restando, tuttavia, che la sussistenza di tali caratteri deve essere attentamente e approfonditamente vagliata in concreto al fine di non introdurre surrettiziamente inammissibili limitazioni al diritto stesso (C.d.S. Sez. V n.6993/2010).
In merito alle segnalate fattispecie di rilascio di ingenti copie di atti, si osserva che il diritto si esercita con l'unico limite di potere esaudire la richiesta (qualora essa sia di una certa gravosità) secondo i tempi necessari per non determinare interruzione delle altre attività di tipo corrente (cfr. C.d.S. 4855/2006)… e ciò in ragione del fatto che il consigliere comunale non può abusare del diritto all'informazione riconosciutogli dall'ordinamento, pregiudicando la corretta funzionalità amministrativa dell'ente civico con richieste non contenute entro i limiti della proporzionalità e della ragionevolezza (v. C.d.S. n.4471/05 del 2.09.2005).
Sempre secondo il Consiglio di Stato è necessario contemperare l'esigenza dei consiglieri ad espletare il proprio mandato con quella dell'amministrazione al regolare svolgimento della propria attività, con una specifica disciplina in merito all'esercizio del diritto.
Anche la Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi (Plenum 6.7.2010) ha più volte precisato che, per non impedire od ostacolare lo svolgimento dell'azione amministrativa, fermo restando che il diritto di accesso non può essere garantito nell'immediatezza in tutti i casi, o con mezzi estranei all'organizzazione attuale dell'ente, "…rientrerà nelle facoltà del responsabile del procedimento dilazionare opportunamente nel tempo il rilascio delle copie richieste, al fine di contemperare tale adempimento straordinario con l'esigenza di assicurare l'adempimento dell'attività ordinaria, mentre il consigliere avrà facoltà di prendere visione, nel frattempo, di quanto richiesto negli orari stabiliti presso gli uffici comunali competenti".
Infatti, è stata segnalata la necessità che la formulazione di richieste da parte dei consiglieri sia il più possibile precisa, riportando l'indicazione degli oggetti di interesse ed evitando adempimenti gravosi o intralci all'attività ed al regolare funzionamento degli uffici (C.d.S. sent. n.4471/2005; n.5109/2000; n.6293/2002).
Pertanto, proprio al fine di evitare che le continue richieste di accesso si trasformino in un aggravio dell'ordinaria attività amministrativa dell'ente locale, la citata Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi ha riconosciuto la possibilità per il consigliere comunale di avere accesso diretto al sistema informatico interno (anche contabile) del Comune attraverso l'Uso della password di servizio (cfr. parere del 29.11.2009).
Qualora si tratti di esibire documentazione complessa e voluminosa, appare, altresì, legittimo il rilascio di supporti informatici al consigliere, o la trasmissione mediante posta elettronica, in luogo delle copie cartacee. Tale modalità, peraltro, è conforme alla vigente normativa in materia di digitalizzazione della pubblica amministrazione (decreto legislativo n.82 del 7 marzo 2005), che all’articolo 2 prevede che anche "le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell'informazione e della comunicazione".
