Il “diritto di accesso” ed il “diritto di informazione” dei consiglieri comunali nei confronti della P.A., trovano la loro disciplina specifica nell’art. 43 del decreto legislativo n. 267/00 il quale riconosce il “diritto di ottenere dagli uffici, rispettivamente, del comune e della provincia, nonché dalle loro aziende ed enti dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso,utili all’espletamento del proprio mandato”. Qualora si tratti di esibire documentazione complessa e voluminosa, si ritiene legittimo il rilascio di supporti informatici (CD o DVD) al consigliere, o la trasmissione mediante posta elettronica, in luogo delle copie cartacee.
Si fa riferimento alla nota sopradistinta con la quale è stato trasmesso un quesito formulato dal sindaco del Comune di . in materia di diritto di accesso esercitabile dai consiglieri comunali.
Al riguardo, si rappresenta che il 'diritto di accesso' ed il 'diritto di informazione' dei consiglieri comunali nei confronti della P.A., trovano la loro disciplina specifica nell'art. 43 del decreto legislativo n. 267/00 il quale riconosce il 'diritto di ottenere dagli uffici, rispettivamente, del comune e della provincia, nonché dalle loro aziende ed enti dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso,utili all'espletamento del proprio mandato'.
Così come affermato anche dal Consiglio di Stato con la recente sentenza n. 4525 del 5 settembre 2014 '... deve ricordarsi che, secondo un consolidato indirizzo giurisprudenziale, (Cons. Stato, sez. V, 17 settembre 2010, n. 6963; 9 ottobre 2007, n. 5264), i consiglieri comunali hanno un non condizionato diritto di accesso a tutti gli atti che possano essere d'utilità all'espletamento delle loro funzioni, ciò anche al fine di permettere di valutare - con piena cognizione - la correttezza e l'efficacia dell'operato dell'Amministrazione, nonché per esprimere un voto consapevole sulle questioni di competenza del Consiglio, e per promuovere, anche nell'ambito del Consiglio stesso, le iniziative che spettano ai singoli rappresentanti del corpo elettorale locale.
Il diritto di accesso loro riconosciuto ha, in realtà, una ratio diversa da quella che contraddistingue il diritto di accesso ai documenti amministrativi riconosciuto alla generalità dei cittadini (ex articolo 10 del richiamato decreto legislativo n.267/00) ovvero a chiunque sia portatore di un "interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso" (ex art. 22 e ss. della legge 7 agosto 1990, n. 241); infatti, mentre in linea generale il diritto di accesso è finalizzato a permettere ai singoli soggetti di conoscere atti e documenti per la tutela delle proprie posizioni soggettive eventualmente lese, quello riconosciuto ai consiglieri
comunali è strettamente funzionale all'esercizio delle loro funzioni, alla verifica e al controllo del comportamento degli organi istituzionali decisionali dell'ente locale (Cons. Stato, sez. IV, 21 agosto 2006, n. 4855) ai fini della tutela degli interessi pubblici (piuttosto che di quelli privati e personali) e si configura come peculiare espressione del principio democratico dell'autonomia locale e della rappresentanza esponenziale della collettività (Cons. Stato, sez. V, 8 settembre 1994, n. 976).
Gli unici limiti all'esercizio del diritto di accesso dei consiglieri comunali possono rinvenirsi nel fatto che esso deve avvenire in modo da comportare il minor aggravio possibile per gli uffici comunali, attraverso modalità che ragionevolmente sono fissate nel regolamento dell'ente ed inoltre non deve sostanziarsi in richieste assolutamente generiche, ovvero meramente emulative, fermo restando, tuttavia, che la sussistenza di tali caratteri deve essere attentamente e approfonditamente vagliata in concreto al fine di non introdurre surrettiziamente inammissibili limitazioni al diritto stesso ( C.d.S. Sez. V n. 6993/2010).
La Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi, con parere D.I.C.A. n. 18368 P-2.4 .5.2.4 del 5.10.2010, ha osservato che il diritto si esercita con l'unico limite di potere esaudire la richiesta (qualora essa sia di una certa gravosità) secondo i tempi necessari per non determinare interruzione delle altre attività di tipo corrente e ciò in ragione del fatto che il consigliere comunale non può abusare del diritto all'informazione riconosciutogli dall'ordinamento, pregiudicando la corretta funzionalità amministrativa dell'ente civico con richieste non contenute entro i limiti della proporzionalità e della ragionevolezza.
Proprio al fine di evitare che le continue richieste di accesso si trasformino in un aggravio dell'ordinaria attività amministrativa dell'ente locale, la citata Commissione ha riconosciuto la possibilità per il consigliere comunale di avere accesso diretto al sistema informatico interno (anche contabile) dell'ente attraverso l'uso della password di servizio (cfr. parere del 29.11.2009).
Premesso quanto sopra si ritiene che qualora si tratti di esibire documentazione complessa e voluminosa, sia legittimo il rilascio di supporti informatici (CD o DVD) al consigliere, o la trasmissione mediante posta elettronica, in luogo delle copie cartacee.
Tale modalità di riscontro, appare in linea con la decisione del Consiglio di Stato, Sez. V, (sent. n. 6742/2007) - il quale ha richiamato il parere di questo Ministero in merito alla possibile riproduzione di planimetrie su CD-rom, in quelle fattispecie, in cui il consigliere chieda l'estrazione di copie di atti la cui fotoriproduzione comporti costi elevati – ed è conforme alla vigente normativa in materia di digitalizzazione della pubblica amministrazione (decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005), che all'articolo 2, prevede che anche 'le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell'informazione e della comunicazione'.
Su quanto precede si prega di fare analoga comunicazione all'ente interessato.
