Le riconosciute ed inconfutabili esigenze conoscitive dei consiglieri comunali devono essere contemperate con le esigenze funzionali degli uffici dell'ente.
Un consigliere comunale ha esposto alcune osservazioni a seguito della lettera con la quale il sindaco ha opposto diniego, anche a causa del notevole numero di atti costantemente richiesti, al rilascio di copia della documentazione amministrativa, contenente anche elaborati grafici e tecnici.
Al riguardo, si fa presente preliminarmente che il diritto di accesso dei consiglieri comunali e provinciali agli atti amministrativi dell'ente locale, disciplinato dall'art. 43, comma 2, del T.U.O.E.L. n. 267/2000, prevede in capo agli stessi ' . il diritto di ottenere dagli uffici tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all'espletamento del loro mandato'.
Tuttavia, nonostante la riconosciuta ampiezza del diritto in parola, il Consiglio di Stato ha affermato che il consigliere è soggetto al rispetto di alcune forme e modalità quali, ad esempio, l'obbligo di formulare istanze ' ... in maniera specifica e dettagliata recando l'esatta indicazione degli estremi identificativi degli atti e dei documenti o, qualora siano noti tali estremi, almeno degli elementi che consentano l'individuazione dell'oggetto dell'accesso"(C.d.S., Sez. V, 2 settembre 2005, n. 4471).
Inoltre, ' ... il consigliere comunale non può abusare del. diritto all'informazione riconosciutogli dall'ordinamento, piegandone le alte finalità a scopi meramente emulativi o aggravando eccessivamente, con richieste non contenute entro gli immanenti limiti della proporzionalità e della ragionevolezza, la corretta funzionalità amministrativa dell'ente civico" (sempre C.d.S., Sez. V, 2 settembre 2005, n. 4471).
Più puntualmente, lo stesso Consiglio ha affermato che sono da ritenere non coerenti con il mandato dei consiglieri comunali richieste di accesso che, per il numero degli atti richiesti e per l'ampiezza della loro formulazione, si traducano in un eccessivo e minuzioso controllo dei singoli atti in possesso degli Uffici. Siffatte richieste, infatti, ' ... si configurano come forme di controllo specifico, non già inerente alle funzioni di in-dirizzo e controllo politico - amministrativo" demandate dalla legge ai consigli comunali (C.d.S., sez. V, 28 novembre 2006, n. 6960).
Tale ultima decisione assume particolare rilievo in quanto l'Alto Consesso non ha soltanto affermato la legittimità di una disposizione del regolamento interno dell'ente locale che impone l'utilizzo di un modulo in cui sia specificato ' il singolo documento amministrativo' che si chiede di conoscere, ma, soprattutto, ha sostenuto la legittimità del diniego di accesso motivato dalla necessità di arrecare il minor aggravio possibile, sia organizzativo che economico, agli uffici ed al personale comunale.
Di conseguenza, le pretese conoscitive dei consiglieri comunali e le ' ... evidenti esigenze di funzionalità dell'amministrazione locale" giustificano l'adozione, da parte dell'ente, di specifiche norme regolamentari per la disciplina del diritto di accesso (C.d.S., sez. V, 28 novembre 2006, n. 6960).
Ne consegue che è l'amministrazione locale, nell'ambito della propria autonomia, che potrà fare ricorso ad alcuni temperamenti al diritto di accesso mediante apposite norme tendenti altresì ad assicurare l'esercizio di tale diritto nel rispetto delle esigenze dell'attività degli uffici.
In ordine alla tematica in esame, si richiama, infine, il parere 10 dicembre 2002 reso al Comune di Rocca di Papa dalla Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi nel quale si afferma che è ' . generale dovere della Pubblica Amministrazione ... ispirare la propria attività al principio di economicità . che incombe non solo sugli uffici tenuti a provvedere ma anche sui soggetti che richiedono prestazioni amministrative, i quali specie se appartenenti alla stessa amministrazione, sono tenuti, in un clima di leale cooperazione - a modulare le proprie richieste' in modo da contemperare i diversi interessi.
