Richiesta parere in ordine all’accesso da parte di un consigliere comunale al protocollo informatico dell’ente.

Si fa riferimento ad una nota con la quale è stato chiesto l'avviso della scrivente in ordine all'accesso, da parte di un consigliere comunale, al protocollo informatico dell'ente.
Al riguardo, si fa preliminarmente presente che l'accesso dei consiglieri comunali e provinciali agli atti amministrativi dell'ente locale, disciplinato dall'art. 43, comma 2, del T.U.O.E.L. n. 267/2000, prevede in capo agli stessi il diritto di ottenere dagli uffici tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all'espletamento del loro mandato.
Dalla finalizzazione dell'accesso all'espletamento del mandato (Consiglio di Stato, sez V, 26 settembre 2000, n. 5109), deriva l'assenza dell'onere della motivazione da parte del consigliere comunale che ' . non è tenuto a specificare i motivi della richiesta, né gli organi burocratici dell'ente hanno titolo a richiederlo '( sentenza sez. V, del 13 novembre 2002, n. 6293 ).
Con la recentissima sentenza n. 2716 del 4 maggio 2004, il Consiglio di Stato, nel ribadire l'ampiezza di tale facoltà ha sostanzialmente affermato l'assenza di limiti al diritto in parola.
Nella citata pronuncia si legge, infatti, che ' ..i consiglieri comunali hanno diritto di accesso a tutti gli atti che possano essere d'utilità all'espletamento del loro mandato, senza alcuna limitazione' ed ancora che ' . l'espletamento del mandato di cui sono investiti i consiglieri comunali li abilita a conoscere tutte quante le attività svolte dall'Amministrazione comunale nonché dalle aziende e dagli enti dipendenti, affinché possano consapevolmente intervenire in ogni singolo settore '.
L'Alto Consesso ha, inoltre, affermato che '. qualsiasi limitazione verrebbe a restringere la possibilità di intervento, sia in senso critico sia in senso costruttivo, incidendo negativamente sulla possibilità d'integrale espletamento del mandato ricevuto' e che pertanto, ' .una richiesta di accesso avanzata da un consigliere a motivo dell'espletamento del proprio mandato risulta congruamente motivata e non può essere disattesa dall'Amministrazione'.
Quanto alla riservatezza dei terzi anche nei confronti dei consiglieri comunali e provinciali essa viene sufficientemente tutelata dalla disposizione di cui al comma 2 dell'art. 43 del d. lgs. 18 agosto 2000, n. 267 che stabilisce 'Essi sono tenuti al segreto nei casi specificamente determinati dalla legge'.
Il Consiglio di Stato osserva, infatti, nella sentenza 2716/04 che 'essendo i detti consiglieri tenuti al segreto nel caso di atti riguardanti la riservatezza dei terzi, non sussiste, all'evidenza, alcuna ragione logica perché possa essere inibito l'accesso ad atti riguardanti i dati riservati di terzi'.
D'altro canto è appena il caso di ricordare che i dati acquisiti devono essere utilizzati effettivamente per le sole finalità del mandato e non per fini personali, in osservanza del dovere del segreto d'ufficio cui anche i consiglieri sono tenuti nel rispetto dei principi di pertinenza e di non eccedenza ( C.d.S., sez. V, 26 settembre 2000, n. 5109).
In precedenza, la giurisprudenza si era espressa sulla necessità che le istanze di accesso agli atti non fossero '.generiche ed indeterminate ma tali da consentire una sia pur minima identificazione dei supporti documentali che si intende consultare' non essendo configurabile, il diritto di accesso del consigliere, come generalizzato ed indiscriminato ad ottenere qualsiasi tipo di atto dell'Ente ( Consiglio di Stato, Sez. V, 8 settembre 1994, n. 976 e la Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi: pareri P98526Q del 27 agosto 1998 e P99593Q del 14 dicembre 1999 ).
In senso restrittivo si era espresso il Tribunale Amministrativo Regionale del Veneto ritenendo di doversi escludere in capo ai consiglieri un indiscriminato diritto di accesso al registro del protocollo, in quanto lo stesso può ben riportare materie coperte da segreto e notizie riservate ( T.A.R. Veneto, Sez. I, 30 marzo 1995, n.498).
La Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi, da ultimo, pronunciandosi sulla richiesta di un consigliere di ottenere l'invio periodico su floppy disk del protocollo informatizzato dell'ente, ha ritenuto legittimo il diniego opposto dall'amministrazione in quanto ' .è generale dovere della pubblica amministrazione ispirare la propria attività al principio di economicità da cui discende l'esigenza di non aggravare le procedure esecutive se non per giustificati, particolari motivi'.
Si afferma, inoltre, che tale dovere, incombe anche sui soggetti che richiedono la prestazione amministrativa che, soprattutto se appartenenti alla stessa amministrazione, sono tenuti a modulare le proprie richieste in modo da contemperare il loro interesse con l'interesse pubblico al buon andamento dell'amministrazione. Ciò al fine di non intralciare lo svolgimento dell'attività amministrativa ed il relativo adempimento da parte dell'ente locale che non deve risultare eccessivamente gravoso, in modo da non incidere sul regolare funzionamento degli uffici comunali ( Consiglio di Stato, sez. V, n. 6293 del 13 novembre 2002 ).
Di conseguenza, considerato che il consigliere può prendere agevolmente visione dei documenti in qualunque momento, un adempimento cospicuo ed oneroso verrebbe a costituire un ingiustificato aggravio dell'attività amministrativa.
Diversamente si sostiene, anche in questo caso, nella più volte citata sentenza 2716 del 4 maggio 2004 nella quale il Consiglio di Stato, su questo punto specifico, ha enunciato ' Gli Enti locali, al pari di tutte le Pubbliche Amministrazioni, sono tenuti a curare tutti gli adempimenti a loro carico e, quindi, a dotarsi di tutti i mezzi ( personale, strumentazioni tecniche e materiali vari ) necessari all'assolvimento dei loro compiti '.
Alla luce di quanto sopra esposto, pertanto, ed avuto riguardo all'importante, recente, evoluzione giurisprudenziale, si ritiene che l'accesso al protocollo informatico dell'ente in questione non possa essere negato; tuttavia, al fine di contemperare l'esigenza dei consiglieri ad espletare il proprio mandato elettorale con quella dell'amministrazione al regolare svolgimento della propria attività, si ritiene congruo che la formulazione di richieste da parte dei consiglieri sia il più possibile precisa riportando l'indicazione degli oggetti di interesse evitando adempimenti gravosi o intralci all'attività degli uffici comunali ( C.d.S., sez. V, 26 settembre 2000, n. 5109).
L'ente locale potrà, inoltre, valutare l'opportunità, nell'ambito della propria autonomia, di dotarsi di un'apposita normativa regolamentare, idonea a garantire il diritto di accesso ai documenti amministrativi nel rispetto delle esigenze dell'attività degli uffici.