Istanze di accesso nell'imminenza delle elezioni e, quindi, nell'imminenza dello scadere del mandato.
(Parere n.24014 del 29.7.2024) Il segretario generale del comune di … ha chiesto se possa permanere, in capo ad un consigliere che chiede l'accesso agli atti ai sensi dell'art.43 del d.lgs. n.267/2000, il requisito dell'utilità ai fini dell'espletamento del mandato qualora intercorra del tempo tra la data di presentazione della richiesta di accesso agli atti e il termine previsto per la risposta. Inoltre, ha chiesto se il consigliere comunale possa presentare istanza di accesso nell'imminenza delle elezioni e, quindi, nell'imminenza dello scadere del mandato, tenuto conto che l'art.38, comma 5, del T.U.O.E.L. prevede che i consigli comunali, dopo la pubblicazione del decreto di indizione dei comizi elettorali, possono adottare solo gli atti urgenti ed improrogabili. In merito, la giurisprudenza dispone che il divieto di cui all'art.38 citato è espressione del più generale principio secondo il quale i poteri amministrativi si affievoliscono fino ad erodersi del tutto man mano che si avvicinano alla loro scadenza (cfr. TAR Puglia-Bari, sentenza n.382/2004). Come è noto, il diritto di accesso dei consiglieri comunali è riconosciuto espressamente dall'articolo 43, comma 2, del T.U.O.E.L. In via generale, si osserva che il Consiglio di Stato, con sentenza n.4792 del 22.6.2021, ha evidenziato che l'esercizio del diritto di accesso, di cui all'articolo 43, comma 2, TUOEL, deve essere letto ed interpretato in stretto rapporto con l'art.42 del medesimo TUOEL. Pertanto, il suddetto limite implica che il diritto di conoscenza del consigliere debba porsi in rapporto di strumentalità con la funzione "di indirizzo e di controllo politico-amministrativo", propria del consiglio comunale. L'Alto Consesso, con sentenza n.3161/2021, ha altresì evidenziato che il diritto di accesso del consigliere comunale non riguarda solamente le competenze attribuite al consiglio comunale ma, essendo riferito all'espletamento del mandato, investe l'esercizio del munus in tutte le sue potenziali implicazioni, al fine di consentire la valutazione della correttezza ed efficacia dell'operato dell'amministrazione comunale. I dati e le informazioni di cui viene a conoscenza il consigliere comunale devono essere utilizzati solo per le finalità realmente pertinenti al mandato, rispettando il dovere del segreto secondo quanto previsto dalla legge e nel rispetto dei principi in materia di riservatezza. Premesso ciò, in merito a quanto richiesto dal segretario generale, in relazione al permanere in capo al consigliere comunale del requisito dell'utilità ai fini dell'espletamento del mandato nel caso intercorra tempo tra la richiesta di accesso ed il rilascio della documentazione, si precisa quanto segue. Deve essere considerato il profilo dell'utilità delle notizie e delle informazioni richieste all'ente locale e tale utilità può permanere in capo al consigliere anche se la documentazione richiesta è rilasciata in tempi non brevi rispetto alla data dell'istanza di accesso. In merito, il Consiglio di Stato, con sentenza n.2089/2021, ha precisato che il limite funzionale intrinseco cui il diritto d'accesso, espresso dall'art.43, comma 2, d.lgs. n.267 del 2000, è sottoposto con il richiamo alla utilità delle notizie e delle informazioni possedute dall'ente locale deve essere rapportato alla funzione di rappresentanza politica del consigliere comunale. Inoltre, quanto alla possibilità del consigliere di presentare istanze di accesso nell'imminenza delle elezioni e, quindi, nell'imminenza dello scadere del mandato, sembra potersi affermare che il consigliere possa fare istanza di accesso agli atti in quanto la disposizione di cui all'art.38 del TUOEL, innanzi citata, è strettamente riferibile agli atti di competenza del consiglio e, quindi, all'attività dell'"organo consiglio comunale" (cfr. Consiglio di Stato, sez.IV, sentenza n.11347 del 29 dicembre 2023). Anche nel caso l'istanza sia presentata nell'imminenza dello scadere del mandato, il consigliere comunale è tenuto al segreto nei casi specificamente determinati dalla legge, per cui quest'ultimo dovrà mantenere inaccessibili eventuali dati sensibili, rispondendone personalmente della diffusione illecita (cfr. TAR Lazio, sez.I, 3 febbraio 2023, n.49).
