L'accesso sistematico, settimanale, al protocollo informatico dell'ente comporta una "innovazione organizzativa radicale" che non può rivelarsi strettamente funzionale ai compiti che deve assolvere il consigliere.
(Parere 14580 del 3.5.2024) Si fa riferimento alla nota del ... con la quale una Prefettura ha trasmesso la richiesta di parere del ..., a firma di un segretario comunale, in materia di accesso agli atti da parte dei consiglieri comunali. In particolare, è stato segnalato che il presidente del consiglio comunale ha richiesto l'accesso, con cadenza settimanale, ai dati di sintesi del protocollo generale del Comune. L'ente, anche a seguito del parere del responsabile per la protezione dei dati, ha dato riscontro negativo alla richiesta del consigliere. Al riguardo, si rappresenta, relativamente al rilascio delle credenziali per l'accesso al programma di protocollo informatico, che il TAR Sicilia-Catania, sez.I, con sentenza del 4 maggio 2020, n.926, ha ritenuto che il rilascio delle predette credenziali si tradurrebbe in un accesso generalizzato ed indiscriminato a tutti i dati della corrispondenza in entrata ed uscita (cfr. T.A.R. Toscana, sez.I, 22 dicembre 2016, n.1844). Successivamente la giurisprudenza ha ritenuto che l'ente, previa regolamentazione, può certamente consentire l'utilizzo di postazioni informatiche presso i propri locali per l'accesso ai dati di sintesi contenuti nel protocollo informatico (cfr. C.d.S. n.769 del 3.02.2022 e n.2945 del 19.04.2022), ma deve comunque valutare l'opportunità di consentire ai consiglieri l'accesso da remoto. Infatti, l'Alto Consesso, con la pronuncia n.769/2022, ha precisato che il particolare diritto di accesso del consigliere non è illimitato, vista la sua potenziale pervasività e capacità di interferenza con altri interessi primariamente tutelati (in termini, C.d.S., sez.V, 2 gennaio 2019, n.12). Tale particolare accesso, per essere funzionalmente correlato al migliore svolgimento del mandato consiliare, non deve incidere sulle prerogative proprie degli altri organi comunali, a necessaria garanzia delle funzioni che a questi (il sindaco e la giunta) e non al consiglio l'ordinamento attribuisce, nel quadro dell'assetto dell'ente; inoltre, non deve essere in contrasto con il principio costituzionale di razionalità e buon funzionamento dell'azione amministrativa (art.97 Cost.) e deve avvenire con modalità corrispondenti al livello di digitalizzazione dell'amministrazione (cfr. art.2, comma primo, d.lgs. n.82/2005). L'ente, quindi, può prevedere una postazione informatica alla quale il consigliere potrà accedere tramite utilizzo di apposite credenziali per la consultazione telematica delle notizie necessarie in ragione dell'esercizio delle sue funzioni. Anche alla luce della sentenza del T.A.R. Basilicata n.599/2019, il consigliere comunale ha il diritto di soddisfare le esigenze conoscitive connesse all'espletamento del suo mandato attraverso la modalità informatica, con accesso da remoto (cfr. T.A.R. Campania-Salerno, sez.II, 4 aprile 2019, n.545; T.A.R. Sardegna, 4 aprile 2019, n.317). In merito ai dati di sintesi del protocollo informatico il TAR Lombardia - sez.I, con sentenza n.2317 del 24 ottobre 2022, ha evidenziato che tali dati, pacificamente ricompresi tra quelli ostensibili, ai sensi dell'art.43, comma 2, del d.lgs. n.267/2000, possono essere infatti acquisiti con modalità da remoto, solo ove venga garantito un elevato livello di sicurezza della loro trasmissione. Il giudice amministrativo ha evidenziato che l'accesso ai dati contenuti nel protocollo informatico deve avvenire comunque in modo da arrecare il minor aggravio possibile agli uffici dell'ente territoriale per cui, ove l'ente non sia in grado di garantire un elevato livello di sicurezza nella trasmissione dei dati di sintesi del protocollo informatico, è tenuto ad individuare modalità alternative di trasmissione, quali l'utilizzo di postazioni informatiche sicure presso i locali dell'ente o la consegna dei dati di sintesi su supporto analogico. Si soggiunge che il Consiglio di Stato, con sentenza n.3564 del 6 aprile 2023, ha precisato che l'accesso sistematico al protocollo informatico dell'ente trova un limite nella funzione espletata dal consigliere (che non è quella di affiancarsi alla struttura amministrativa istituendo, in concreto, una nuova figura organizzativa e, dunque, nuovi assetti funzionali ed ulteriori modelli procedimentali) e soprattutto nel principio di proporzionalità dell'azione amministrativa, in quanto tale accesso comporterebbe una "innovazione organizzativa radicale". Secondo l'Alto Consesso tale innovazione organizzativa avviene quando si chiede una mole di dati ed informazioni "pari alla latitudine dell'intera amministrazione di riferimento", situazione che si verifica quando si chiede di accedere settimanalmente (e, dunque, sistematicamente) a tutto il protocollo dell'ente. Tale tipo di accesso non può rivelarsi strettamente funzionale ai compiti che deve assolvere il consigliere. Riguardo alla tutela dei dati personali, come già espresso in analoghe occasioni, si richiama la sentenza del Consiglio di Stato del 1° marzo 2023 n.2189, secondo cui la riservatezza non è opponibile ai consiglieri comunali, in quanto gli stessi sono tenuti al segreto d'ufficio ai sensi dell'art.43, comma 2, TUEL. Anche il TAR Lazio - Latina, con sentenza del 3 febbraio 2023 n.49, ha ribadito il principio secondo il quale il consigliere comunale è tenuto al segreto nei casi specificamente determinati dalla legge, per cui sarà quest'ultimo a mantenere inaccessibili eventuali dati sensibili, rispondendone personalmente della diffusione illecita. Nel contempo, il giudice amministrativo ha ribadito che il rispetto di un equilibrato bilanciamento si può utilmente raggiungere attraverso l'ostensione di tutti gli atti richiesti, previa "mascheratura" dei nominativi e di ogni altro dato idoneo a consentire l'individuazione degli stessi.
