Diritto di accesso dei consiglieri. Copia cartacea della documentazione

(Parere n.30048 del 30.10.2023) Una Prefettura ha trasmesso la richiesta di parere formulata dal sindaco del Comune di … in materia di diritto di accesso dei consiglieri. In particolare, il sindaco ha chiesto di conoscere se, stante la progressiva digitalizzazione delle attività delle pubbliche amministrazioni connessa al d.lgs. n.82/2005 recante "codice dell'amministrazione digitale", il Comune sia tenuto a rilasciare copia cartacea dei documenti ai consiglieri comunali che ne facciano richiesta, ovvero se l'obbligo di rilascio della documentazione possa essere assolto anche in formato digitale. Il rappresentante dell'ente locale, atteso quanto evidenziato nella richiesta di parere, ha segnalato l'esigenza di approvare una modifica al regolamento per l'accesso agli atti dei consiglieri comunali e al regolamento per il funzionamento del consiglio comunale nella parte che disciplina la consegna delle proposte di deliberazione ai consiglieri in formato cartaceo, sostituendola con la trasmissione degli atti in formato digitale. Al riguardo, si evidenzia che il "diritto di accesso" dei consiglieri comunali riconosciuto dall'art.43 del decreto legislativo n.267/00, deve avvenire in modo da comportare il minor aggravio possibile per gli uffici comunali (attraverso modalità che ragionevolmente dovrebbero essere fissate nel regolamento dell'ente) e non deve sostanziarsi in richieste assolutamente generiche ovvero meramente emulative, fermo restando tuttavia che la sussistenza di tali caratteri deve essere attentamente ed approfonditamente vagliata in concreto al fine di non introdurre surrettiziamente inammissibili limitazioni al diritto stesso (Consiglio di Stato, sez.V, n.6963/2010 e TAR Lombardia, Brescia, sez.I, 29 marzo 2021, n.298). Secondo l'orientamento giurisprudenziale, qualora l'amministrazione debba esibire documentazione complessa e voluminosa, appare legittimo il rilascio al consigliere di supporti informatici o la trasmissione mediante posta elettronica, in luogo delle copie cartacee. Tale modalità è conforme alla vigente normativa in materia di digitalizzazione della pubblica amministrazione - decreto legislativo n.82 del 7 marzo 2005 "Codice dell'amministrazione digitale" - che all'art.2, comma 1, dispone "Lo Stato, le Regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate e nel modo più adeguato al soddisfacimento degli interessi degli utenti le tecnologie dell'informazione e della comunicazione." Sul punto il Consiglio di Stato, con sentenza n.3486 dell'8.06.2018, ha precisato che "La direttiva emergente dalle richiamate disposizioni è senz'altro nel senso: a) che la fruibilità dei dati e delle informazioni in modalità digitale debba essere garantita con modalità adeguate (alla precipua finalità informativa) ed appropriate (alla tecnologia disponibile); b) che – secondo un corrispondente e sotteso canone di proporzionalità – grava sull'amministrazione l'approntamento e la valorizzazione di idonee risorse tecnologiche, che – senza gravare eccessivamente sulle risorse pubbliche – appaiano in grado di ottimizzare, in una logica di bilanciamento, le esigenze della trasparenza amministrativa. Peraltro, l'art.43 del d.lgs. n.82/2005, al comma 1, stabilisce che "Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida". Rilevata la legittimità, oltre che la necessità, di norme regolamentari che dispongano il rilascio di copie degli atti in formato digitale, si precisa tuttavia che dovendosi garantire al consigliere comunale, che abbia difficoltà di accesso alla strumentazione informatica, il diritto ad esercitare la propria funzione, non può negarsi al medesimo il rilascio anche di copie cartacee di atti che, comunque, non siano complessi e voluminosi. Tale assunto è stato confermato anche dal Tribunale Amministrativo Regionale del Veneto (Sezione Prima) che, con la sentenza n.393 del 29.04.2020 ha precisato che "… il diritto al rilascio della copia cartacea deve essere riconosciuto solo a condizione che la relativa richiesta venga giustificata, … con riferimento all'esistenza di motivi seri e comprovati che rendano impossibile o significativamente difficile l'utilizzo degli strumenti informatici per poter prendere visione dei documenti per i quali è chiesto l'accesso". Lo stesso T.A.R., prendendo atto che una larga parte della popolazione ancora oggi non ha la possibilità di accedere ad internet, ha ritenuto che "il rifiuto del rilascio di una copia cartacea, si tradurrebbe in una sostanziale negazione del diritto di accedere agli atti amministrativi", sicché, "è possibile affermare che il rilascio della copia cartacea, in luogo dell'indicazione di dove reperire nel sito web il documento richiesto o della trasmissione di una copia digitale, diviene doveroso solo quando l'istante comprovi o alleghi di avere serie difficoltà nell'utilizzo degli strumenti informatici", rimanendo "in capo al Comune il potere di esaminare volta per volta l'eventuale non accoglibilità di singole istanze perché oltrepassano i limiti di proporzionalità e ragionevolezza individuati dalla giurisprudenza… con riguardo alle richieste formulate dai consiglieri comunali nell'esercizio del proprio mandato". Si fa presente, inoltre, che il TAR Lombardia, Brescia, con sentenza n.298 del 2021, ha accolto un ricorso in materia di diritto di accesso presentato da un consigliere comunale, intimando all'amministrazione di consegnare la documentazione richiesta, potendo utilizzare a propria scelta due modalità alternative: il rilascio di copia cartacea o trasmissione dei documenti richiesti in formato digitale mediante p.e.c. o e-mail. Alla luce del quadro normativo e giurisprudenziale sopra richiamato, si ritiene che l'ente in oggetto potrà disciplinare che il rilascio dei documenti ai consiglieri sia effettuato in formato digitale, adeguando in tal senso il regolamento del consiglio, prevedendo, però, la possibilità per il consigliere di richiedere i documenti in forma cartacea se la richiesta è adeguatamente giustificata.