Il consigliere può ottenere l'elenco anagrafico dei residenti solo per effettiva esigenza di acquisire informazioni e notizie ritenute utili al proprio mandato e solo se non incida sulle prerogative degli altri organi, essendo l'accesso strumentale al suo esercizio.
(Parere n.27838 del 10/10/2023) Si fa riferimento alla nota con la quale una Prefettura, nel trasmettere un quesito posto dal sindaco del Comune ..., ha chiesto l'avviso di quest'Ufficio. In particolare, il sindaco, a seguito di istanza di un consigliere comunale relativa al rilascio dell'elenco anagrafico dei cittadini del comune in formato excel, comprendente date di nascita e residenza, secondo l'ultimo aggiornamento esistente, ha chiesto se sia corretto rilasciare i predetti dati. La Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi (in particolare, Plenum del 2.2.2010, del 23.2.2010 e parere del 5.10.2010), ha sostenuto che il "diritto di accesso" ed il "diritto di informazione" dei consiglieri comunali nei confronti della P.A. trovano la loro disciplina specifica nell'art.43 del decreto legislativo n.267/00 che riconosce ai consiglieri comunali e provinciali il "diritto di ottenere dagli uffici, … del comune, nonché dalle … aziende ed enti dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all'espletamento del proprio mandato". La stessa Commissione, nelle sedute del 29 novembre e del 20 dicembre 2011, ha formulato il proprio parere sul quesito posto da un Comune in merito ad una questione analoga a quella in esame. Il Comune aveva espresso dubbi sulla possibilità di riconoscere al consigliere comunale l'accesso agli elenchi anagrafici dei cittadini, in quanto atti rientranti nelle competenze del sindaco quale Ufficiale di Governo. La Commissione, con il sopra citato parere del 2011, ha evidenziato che, secondo l'orientamento giurisprudenziale consolidato, è riconosciuta al consigliere comunale un'ampia potestà di accesso a tutte le notizie quando le stesse attengano ad informazioni inerenti allo svolgimento del mandato consiliare. Ha precisato che ai consiglieri comunali è imposto l'obbligo di non divulgare il contenuto delle informazioni e degli atti segreti o riservati ai quali hanno avuto accesso, incorrendo, in caso negativo, in responsabilità personale; pertanto, la Commissione ha ritenuto sussistere il diritto del consigliere comunale di accedere agli elenchi ed alle cancellazioni anagrafiche richieste al fine di esercitare le prerogative connesse all'esercizio del proprio mandato politico. In merito al rilascio degli elenchi anagrafici dei cittadini di un Comune, si fa presente che il d.P.R. 30 maggio 1989, n.223, recante "Approvazione del nuovo regolamento anagrafico della popolazione residente", all'articolo 34, comma 1, prevede che l'ufficiale di anagrafe può rilasciare alle amministrazioni pubbliche che ne facciano motivata richiesta, per esclusivo uso di pubblica utilità, elenchi degli iscritti, residenti nel comune, in conformità alle misure di sicurezza, agli standard di comunicazione ed alle regole tecniche previsti dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri n.194/2014 (Regolamento recante modalità di attuazione e di funzionamento dell'Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR) e di definizione del piano per il graduale subentro dell'ANPR alle anagrafi della popolazione residente), e dall'articolo 58 d.lgs. n.82/2005 (Codice dell'amministrazione digitale) riguardante la modalità della fruibilità del dato. Il successivo comma 2 del citato articolo 34 stabilisce che l'ufficiale di anagrafe può rilasciare dati anagrafici, concernenti gli iscritti residenti nel comune, resi anonimi e aggregati, agli interessati che ne facciano richiesta per fini statistici e di ricerca. Anche il Garante per la protezione dei dati personali, nelle proprie linee guida 19 aprile 2007 in materia di trattamento di dati personali per finalità di pubblicazione e diffusione di atti e documenti di enti locali, ha precisato che, per quanto riguarda gli atti anagrafici, "mentre i certificati concernenti la residenza e lo stato di famiglia sono rilasciati a chiunque ne faccia richiesta, fatte salve le limitazioni di legge, gli elenchi degli iscritti nella anagrafe della popolazione residente sono rilasciati solo ad amministrazioni pubbliche che ne facciano motivata richiesta, per esclusivo uso di pubblica utilità (artt.33 e 34 d.P.R. 30 maggio 1989, n.223, recante "Approvazione del nuovo regolamento anagrafico della popolazione residente"). Se alle pubbliche amministrazioni è consentito accedere ai predetti dati quando l'istanza sia motivata e per esclusivo uso di pubblica utilità, è opportuno segnalare che i consiglieri comunali per l'accesso agli atti ex art.43 del TUEL non hanno l'obbligo di motivare le relative istanze, ma è comunque necessario che l'accesso agli atti richiesti sia utile all'espletamento del proprio mandato. Tuttavia, la giurisprudenza degli ultimi anni in materia di accesso dei consiglieri ex art.43 del TUEL evidenzia la necessità di osservare il principio di un "equilibrato bilanciamento" tra la posizione del consigliere, a poter esercitare pienamente e pressoché incondizionatamente il proprio mandato, e la riservatezza dei terzi, i cui nominativi potrebbero formare oggetto di ostensione (cfr. Consiglio di Stato, 11 marzo 2021, n.2089). Anche la recente sentenza del Consiglio di Stato del 1° marzo 2023, n.2189, nel ribadire che la riservatezza non è opponibile ai consiglieri comunali, in quanto gli stessi sono tenuti al segreto d'ufficio ai sensi dell'art.43, comma 2, TUEL (cfr. anche sentenza TAR Lazio-Latina, 3 marzo 2023, n.49), ha nel contempo ribadito che il rispetto di un equilibrato bilanciamento si può utilmente raggiungere attraverso l'ostensione di tutti gli atti richiesti, previa "mascheratura" dei nominativi e di ogni altro dato idoneo a consentire l'individuazione degli stessi. Si rileva, quindi, che il diritto di accesso del consigliere, seppur più ampio rispetto all'accesso agli atti amministrativi previsto dall'art.7 della legge n.241/1990, non può esercitarsi con pregiudizio di altri interessi riconosciuti dall'ordinamento meritevoli di tutela. Sul punto il Consiglio di Stato, con sentenza n.4792 del 22.6.2021, ha evidenziato che l'esercizio del diritto di accesso di cui all'articolo 43, comma 2, TUEL deve essere letto ed interpretato in stretto rapporto con l'art.42 del medesimo TUEL; pertanto, il suddetto limite implica che il diritto di conoscenza del consigliere debba porsi in rapporto di strumentalità con la funzione 'di indirizzo e di controllo politico-amministrativo', propria del consiglio comunale. I dati e le informazioni di cui viene a conoscenza il consigliere comunale devono essere utilizzati solo per le finalità realmente pertinenti al mandato, rispettando il dovere del segreto secondo quanto previsto dalla legge e nel rispetto dei principi in materia di privacy. Quindi, non è sufficiente rivestire la carica di consigliere comunale per avere diritto all'accesso, ma è necessario, come prescritto dall'art.43 TUOEL, che la domanda muova da una effettiva esigenza del consigliere affinché tutte le informazioni e le notizie acquisite siano utili all'espletamento del proprio mandato. Il Consiglio di Stato, sez.V, con sentenza 3 febbraio 2022, n.769, ha precisato che "In ogni caso, quanto a contenuto, non si tratta di un diritto assoluto e senza limiti: lo si si ricava dalla particolare funzione pubblica consiliare cui è servente questo tipo di accesso, che lo contiene nei termini dei definiti poteri del consiglio comunale (essendo l'accesso strumentale all'esercizio del mandato consiliare)". Il diritto di accesso del consigliere, quindi, non è illimitato, vista la sua potenziale capacità di interferenza con altri interessi primariamente tutelati. Dalla sopra citata sentenza n.769/2022 si evince che l'accesso agli atti da parte del consigliere, per essere funzionalmente correlato al migliore svolgimento del mandato consiliare, non deve incidere sulle prerogative proprie degli altri organi comunali, a necessaria garanzia delle funzioni che a questi (il sindaco e la giunta) e non al consiglio l'ordinamento attribuisce, nel quadro dell'assetto dell'ente. Inoltre, l'accesso agli atti non deve porsi in contrasto con il principio costituzionale di razionalità e buon funzionamento dell'azione amministrativa (art.97 Cost.). Infine, il TAR Lombardia-Brescia, sez.I, con sentenza del 29 marzo 2021, n.298, ha precisato che il diritto di accesso dei consiglieri comunali deve avvenire in modo da comportare il minor aggravio possibile per gli uffici comunali (attraverso modalità che ragionevolmente sono fissate nel regolamento dell'ente) e non deve sostanziarsi in richieste assolutamente generiche ovvero meramente emulative, fermo restando tuttavia che la sussistenza di tali caratteri deve essere attentamente ed approfonditamente vagliata in concreto al fine di non introdurre surrettiziamente inammissibili limitazioni al diritto stesso. Alla luce del quadro normativo e giurisprudenziale sopra richiamato, si ritiene che nel caso in esame l'ente possa rilasciare al consigliere l'elenco anagrafico dei cittadini del comune qualora la richiesta nasca da una effettiva esigenza del consigliere ad acquisire tutte le informazioni e le notizie ritenute utili all'espletamento del proprio mandato e qualora la richiesta non incida sulle prerogative proprie degli altri organi comunali (sindaco e giunta), essendo l'accesso strumentale all'esercizio del mandato consiliare.
