Diritto d'accesso alla documentazione cartacea. Il TAR Veneto, con sentenza n.393/2020, ha osservato che "è possibile affermare che il rilascio della copia cartacea ... diviene doveroso solo quando l'istante comprovi o alleghi di avere serie difficoltà nell'utilizzo degli strumenti informatici".
Un comune ha posto un quesito in materia di accesso agli atti da parte di un consigliere comunale. In particolare, è stato chiesto se l'amministrazione sia obbligata ad ottemperare alla richiesta di copia cartacea di elaborati progettuali, anche alla luce del d.l. n.76 del 16.07.2020 che all'art.24 prevede l'estensione del diritto di accesso digitale, con semplificazione delle procedure, miglioramento dell'efficienza ed abbattimento di numerosi costi per la pubblica amministrazione. Al riguardo, si evidenzia che il "diritto di accesso" dei consiglieri comunali riconosciuto dall'art.43 del decreto legislativo n.267/00, deve avvenire in modo da comportare il minor aggravio possibile per gli uffici comunali (attraverso modalità che ragionevolmente dovrebbero essere fissate nel regolamento dell'ente) e non deve sostanziarsi in richieste assolutamente generiche ovvero meramente emulative, fermo restando tuttavia che la sussistenza di tali caratteri deve essere attentamente e approfonditamente vagliata in concreto al fine di non introdurre surrettiziamente inammissibili limitazioni al diritto stesso (Consiglio di Stato, Sez.V, n.6963/2010). Proprio al fine di evitare che le continue richieste di accesso si trasformino in un aggravio dell'ordinaria attività amministrativa dell'ente locale, la Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi ha riconosciuto la possibilità per il consigliere comunale di avere accesso diretto al sistema informatico interno (anche contabile) del comune attraverso l'uso della password di servizio (cfr. parere del 29.11.2009). Tuttavia, si segnala, in materia, anche la sentenza n.253 del 9 luglio 2020 con la quale il TAR Friuli Venezia Giulia ha ritenuto non sindacabile la "decisione assunta dal Comune laddove denega l'attivazione della postazione di accesso da remoto, atteso che vengono in rilievo valutazioni ampiamente discrezionali, di stretta pertinenza dell'ente civico". Inoltre, appare utile segnalare che il Tribunale Amministrativo Regionale della Sardegna con la sentenza n.29/2007 aveva ritenuto che "la notevole mole della documentazione da consegnare può, nel caso, giustificare la distribuzione nel tempo del rilascio delle copie richieste". Qualora si tratti di esibire documentazione complessa e voluminosa, appare, altresì, legittimo il rilascio di supporti informatici al consigliere, o la trasmissione mediante posta elettronica, in luogo delle copie cartacee (v. C.d.S. n.6742/07 del 28/12/2007). Tale modalità è conforme alla vigente normativa in materia di digitalizzazione della pubblica amministrazione (decreto legislativo n.82 del 7 marzo 2005), che all'art.2, prevede che "Lo Stato, le Regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate e nel modo più adeguato al soddisfacimento degli interessi degli utenti le tecnologie dell'informazione e della comunicazione." La citata norma è stata richiamata anche dal Consiglio di Stato il quale con la sentenza n.3486 dell'8.06.2018 ha precisato che "la direttiva emergente dalle richiamate disposizioni è senz'altro nel senso: a) che la fruibilità dei dati e delle informazioni in modalità digitale debba essere garantita con modalità adeguate (alla precipua finalità informativa) ed appropriate (alla tecnologia disponibile); b) che – secondo un corrispondente e sotteso canone di proporzionalità – grava sull'amministrazione l'approntamento e la valorizzazione di idonee risorse tecnologiche, che – senza gravare eccessivamente sulle risorse pubbliche – appaiano in grado di ottimizzare, in una logica di bilanciamento, le esigenze della trasparenza amministrativa". Inoltre, proprio in conformità al contenuto del richiamato d.l. n.76 del 16.07.2020 che ha modificato, tra l'altro, il codice dell'amministrazione digitale n.82/2005, preso atto della continua evoluzione tecnologica, l'accesso con modalità digitali oltre a costituire un diritto, comporterebbe anche un dovere di adeguamento da parte del consigliere comunale richiedente. Peraltro, l'art.43 del d.lgs. n.82/2005, al comma 1, stabilisce che gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle linee guida. Rilevata, dunque, la legittimità, oltre che la necessità, di norme regolamentari che dispongano il rilascio di copie degli atti in formato digitale, tuttavia, conformemente al parere del Consiglio di Stato n.02183 del 27/06/2014, dovendosi garantire il diritto ad esercitare la propria funzione, al consigliere comunale che abbia difficoltà di accesso alla strumentazione informatica non potrebbe negarsi il rilascio anche di copie cartacee di atti che, comunque, non siano complessi e voluminosi. Tale assunto è stato confermato anche dal Tribunale Amministrativo Regionale del Veneto (Sezione Prima) che, con la recente decisione n.393 del 29.04.2020 ha preliminarmente ricordato che "le vigenti disposizioni in materia di accesso fanno tutt'ora espresso riferimento alla possibilità di estrarre copia dei documenti sui quali si esercita il diritto". È stato, altresì, "precisato che il diritto al rilascio della copia cartacea deve essere riconosciuto solo a condizione che la relativa richiesta venga giustificata, ... con riferimento all'esistenza di motivi seri e comprovati che rendano impossibile o significativamente difficile l'utilizzo degli strumenti informatici per poter prendere visione dei documenti per i quali è chiesto l'accesso". Lo stesso T.A.R., prendendo atto che una larga parte della popolazione ancora oggi non ha la possibilità di accedere ad internet, ha ritenuto che "il rifiuto del rilascio di una copia cartacea, si tradurrebbe in una sostanziale negazione del diritto di accedere agli atti amministrativi", sicché "è possibile affermare che il rilascio della copia cartacea, in luogo dell'indicazione di dove reperire nel sito web il documento richiesto o della trasmissione di una copia digitale, diviene doveroso solo quando l'istante comprovi od alleghi di avere serie difficoltà nell'utilizzo degli strumenti informatici", rimanendo "in capo al Comune il potere di esaminare volta per volta l'eventuale non accoglibilità di singole istanze perché oltrepassano i limiti di proporzionalità e ragionevolezza individuati dalla giurisprudenza".
