Il verbale assolve ad una funzione di mera certificazione dell'attività dell'organo deliberante (v. T.A.R. Lazio-I, n.1703/1991).
Un segretario comunale ha chiesto un parere in ordine all'approvazione di verbali delle sedute del consiglio comunale relative alla precedente consiliatura cessata a seguito delle elezioni del 27 maggio 2019. In particolare, un consigliere comunale, che faceva parte anche del precedente consiglio, ha sollecitato l'approvazione del verbale di una seduta chiedendo contestualmente la rettifica dell'errore della verbalizzazione della votazione per la parte relativa all'espressione del proprio voto in merito alla deliberazione, ove emergeva la propria astensione anziché l'effettivo voto contrario. Al riguardo, si osserva che la consuetudine di leggere, approvare e sottoscrivere i verbali - nonostante la specifica legislazione (art.300 del T.U. del 1915) sia abrogata, trova applicazione nei confronti di tutti gli organi collegiali, in quanto, il verbale, in definitiva, non attiene al procedimento deliberativo, che si esaurisce e si perfeziona con la proclamazione del risultato della votazione, ma assolve ad una funzione di mera certificazione dell'attività dell'organo deliberante (v. T.A.R. Lazio, I, 10 ottobre 1991, n.1703). Tale strumento "... ha l'onere di attestare il compimento dei fatti svoltisi al fine di verificare il corretto 'iter' di formazione della volontà collegiale e di permettere il controllo delle attività svolte, non avendo al riguardo alcuna rilevanza l'eventuale difetto di una minuziosa descrizione delle singole attività compiute o delle singole opinioni espresse. D'altra parte deve aggiungersi che il verbale della seduta di un organo collegiale, quale il consiglio comunale, costituisce atto pubblico che fa fede fino a querela di falso dei fatti in esso attestati" (conforme Consiglio di Stato, Sez.IV, 25/07/2001, n.4074). L'orientamento deriva dalla considerazione che la lettura ed approvazione del verbale da parte del collegio deliberante non hanno lo scopo di rinnovare la manifestazione di volontà dell'organo collegiale, a suo tempo validamente espressa, ma solo quello di verificarne e controllarne la rispondenza con la trascrizione e documentazione fattane dal segretario, cioè da un organo estraneo al consiglio, nel verbale. Infatti, la manifestazione di volontà del consiglio comunale necessita, ad substantiam, di una esternazione costituita dal processo verbale, redatto dal segretario dell'ente, il quale pone in essere, mediante la verbalizzazione, un'attività strumentale di documentazione dell'atto (T.A.R. Friuli Venezia Giulia, 26 settembre 1984, n.278). Secondo numerose pronunce giurisprudenziali, non è richiesta la redazione del verbale durante la seduta, essendo sufficiente che avvenga in un tempo successivo e non sia protratta a tempo indefinito (vedasi, in particolare, Consiglio di Stato, sez.IV, 28 gennaio 1975, n.60). Del resto, "l'eventuale omissione di tale adempimento non è impeditiva dell'efficacia ovvero della stessa esistenza della delibera consiliare". Peraltro, la funzione di certificazione propria del verbale della seduta induce a ritenere che un nuovo consiglio comunale non possa provvedere alla sua approvazione, non potendo attestare lo svolgimento di fatti avvenuti nelle riunioni del precedente consiglio. Nel caso specifico, si rileva che lo statuto comunale, all'articolo 4 demanda al segretario comunale, la cura dell'istruttoria e la documentazione delle proposte di deliberazione, il deposito degli atti e la verbalizzazione delle sedute del consiglio e della giunta ... secondo le modalità stabilite dal regolamento. Il regolamento, all'art.20, fornisce la disciplina del verbale, prevedendo, al comma 4, che dal verbale, firmato dal presidente e dal segretario, deve risultare, tra l'altro, il numero dei voti favorevoli e contrari e degli astenuti su ogni proposta. Premesso il descritto quadro normativo si ritiene che la richiesta del consigliere istante non sia perseguibile se si considera che proprio la mancanza del brogliaccio comporterebbe una verifica dei fatti lasciata alla testimonianza dei presenti che tuttavia potrebbero coincidere solo in parte con i consiglieri della cessata amministrazione, il cui ricordo, tra l'altro, potrebbe essere inficiato dal tempo trascorso.
