Diritto di accesso dei consiglieri comunali

Due consiglieri del Comune di …, lamentando la presunta illegittimità delle modifiche introdotte nel nuovo regolamento del Consiglio comunale in materia di diritto al rilascio di copie di atti e documenti in favore dei consiglieri, hanno chiesto un parere da parte di questa Direzione Centrale sia in ordine alla legittimità del rifiuto dell’Amministrazione di consegnare i documenti in formato cartaceo e sia all’obbligo per l’Ente di fornire la strumentazione informatica al consigliere che ne faccia richiesta.
      Al riguardo, si evidenzia che il “diritto di accesso” dei consiglieri comunali riconosciuto dall’art. 43 del decreto legislativo n. 267/00, deve avvenire in modo da comportare il minor aggravio possibile per gli uffici comunali (attraverso modalità che ragionevolmente sono fissate nel regolamento dell’ente) e non deve sostanziarsi in richieste assolutamente generiche ovvero meramente emulative, fermo restando tuttavia che la sussistenza di tali caratteri deve essere attentamente e approfonditamente vagliata in concreto al fine di non introdurre surrettiziamente inammissibili limitazione al diritto stesso  (Consiglio di Stato, sez. V, n.6963/2010).
       Proprio al fine di evitare che le continue richieste di accesso si trasformino in un aggravio dell'ordinaria attività amministrativa dell'ente locale, la Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi ha riconosciuto la possibilità per il consigliere comunale di avere accesso diretto al sistema informatico interno (anche contabile) del Comune attraverso l'uso della password di servizio (cfr. parere del 29.11.2009). Inoltre, appare utile segnalare che il Tribunale Amministrativo Regionale della Sardegna con la sentenza n. 29/2007 ha ritenuto che “la notevole mole della documentazione da consegnare può, nel caso, giustificare la distribuzione nel tempo del rilascio delle copie richieste”.
  Qualora si tratti di esibire documentazione complessa e voluminosa, appare, altresì, legittimo il rilascio di supporti informatici al consigliere, o la trasmissione mediante posta elettronica, in luogo delle copie cartacee (v. C.d.S. n. 6742/07 del 28/12/2007).
  Tale modalità è conforme alla vigente normativa in materia di digitalizzazione della pubblica amministrazione (decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005), che all'art. 2, prevede che anche “le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate  e nel modo più adeguato al soddisfacimento degli interessi degli utenti le tecnologie dell'informazione e della comunicazione”.
   Rilevata, dunque, la legittimità delle norme regolamentari che dispongono il rilascio di copie degli atti in formato digitale, parimenti, dovendosi garantire il diritto ad esercitare la propria funzione, al consigliere comunale che abbia difficoltà di accesso alla strumentazione informatica non potrebbe negarsi il rilascio anche di copie cartacee (conforme, parere C.d.S. 02183/2014 del 27/06/2014) di atti che, comunque, ad avviso di questa Direzione Centrale, non siano complessi e voluminosi.
  Parimenti, in virtù dell’art. 38, comma 2 del d. lgs. n. 267/2000 che, tra l’altro, riconosce autonomia funzionale e organizzativa ai consigli, i quali con norme regolamentari fissano le modalità per acquisire servizi, attrezzature e risorse finanziarie, anche in favore dei gruppi consiliari regolarmente costituiti, appare legittima l’eventuale previsione di disposizioni che consentono l’utilizzo da parte dei consiglieri di apparecchiature di proprietà dell’Ente, al fine proprio di agevolare il corretto svolgimento delle funzioni istituzionali.