Diritto di accesso. Sbobinamento sedute consiglio comunale. Con parere reso in data 22 ottobre 2002, la Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi, istituita nell’ambito della Presidenza del Consiglio dei Ministri, ha precisato che occorre “… distinguere il caso in cui il Segretario comunale raccolga per proprio uso personale dei meri appunti informali dell'adunanza consiliare, anche eventualmente su supporto magnetico per la redazione del successivo verbale, dall'ipotesi in cui la registrazione dello svolgimento della seduta consiliare costituisca adempimento di una mansione d'ufficio.
Nel primo caso, gli appunti raccolti dal Segretario sono da considerarsi alla stregua di una bozza strettamente personale, che potendo essere liberamente modificata non ha alcun carattere di documento amministrativo. Nel secondo caso, invece, la registrazione non è modificabile, ed il segretario o il personale espressamente incaricato di essa rispondono della sua genuinità; sicché la registrazione, dovendosi ritenere fedele riproduzione del dibattito consiliare, costituisce documento amministrativo, come tale accessibile da parte degli interessati.”
Si fa riferimento alla nota allegata con la quale il Segretario Generale della Città di .. ha formulato un quesito in materia di diritto di accesso agli atti ex L. 241/1990.
In particolare, il segretario di una locale formazione politica, in ragione della attività svolta dal partito di appartenenza, chiede di conoscere se l'ente sia tenuto a dare positivo riscontro alla richiesta di accesso al c.d. 'sbobinamento' della registrazione sonora di una seduta di consiglio comunale.
Giova preliminarmente ricordare che, ai sensi dell'art. 22, comma 1, lett. d) della legge n. 241/1990, deve intendersi per -documento amministrativo- di cui può essere chiesto l'accesso 'ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale'.
A tale proposito, la giurisprudenza amministrativa si è più volte pronunciata nel senso di ritenere che semplici appunti, come devono essere considerate le registrazioni effettuate dal Segretario comunale a proprio uso, non ancora tradotti in atti, '.non assurgono alla qualificazione di documento amministrativo'. (Tar Veneto n. 60 del 2002, Tar Lombardia, Milano, n.1914 del 2009).
In senso contrario si è espresso recentemente il Tar Piemonte ritenendo che '.la registrazione sonora delle sedute consiliari è suscettibile di essere inclusa nella nozione di 'documento amministrativo' rilevante, ai sensi dell'art. 22, comma 1 lettera d), della L. n.241/90, ai fini dell'esercizio del diritto di accesso.'. (Tar Piemonte sentenza 27.5.2011, n.563).
Con parere reso in data 22 ottobre 2002 in riferimento alla medesima problematica, la Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi, istituita nell'ambito della Presidenza del Consiglio dei Ministri, ha precisato che occorre '. distinguere il caso in cui il Segretario comunale raccolga per proprio uso personale dei meri appunti informali dell'adunanza consiliare, anche eventualmente su supporto magnetico per la redazione del successivo verbale, dall'ipotesi in cui la registrazione dello svolgimento della seduta consiliare costituisca adempimento di una mansione d'ufficio.
Nel primo caso, gli appunti raccolti dal Segretario sono da considerarsi alla stregua di una bozza strettamente personale, che potendo essere liberamente modificata non ha alcun carattere di documento amministrativo. Nel secondo caso, invece, la registrazione non è modificabile, ed il segretario o il personale espressamente incaricato di essa rispondono della sua genuinità; sicché la registrazione, dovendosi ritenere fedele riproduzione del dibattito consiliare, costituisce documento amministrativo, come tale accessibile da parte degli interessati.'
Nel parere datato 25 novembre 2008, la medesima Commissione ha ritenuto ostensibile la registrazione della seduta di un consiglio comunale confermandone la natura di 'documento amministrativo' al quale è garantito il diritto di accesso degli interessati, '.senza che sia necessario fare richiamo alla normativa di speciale favore prevista per i consiglieri comunali'.
Alla luce delle suesposte osservazioni e considerato che la Città di .., come si evince dalla documentazione pubblicata on line, si avvale, in via istituzionale, di un apposito servizio di trascrizione da nastro di interventi delle sedute consiliari, si ritiene sussistenti i presupposti oggettivi circa la natura di 'documento amministrativo' delle registrazioni in discorso, richiesti dall'art. 22, comma 1, lett. d) della legge n. 241/1990 ai fini dell'esercizio del diritto di accesso.
Per quanto concerne il requisito soggettivo previsto dalla normativa in commento, si rammenta che ai sensi dell'art. 22, comma 1, lett. b) della legge n° 241/1990 si definiscono -interessati- tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso.
Tale nozione è stata interpretata in giurisprudenza in senso più ampio rispetto all'interesse all'impugnativa qualificabile in termini di diritto soggettivo o di interesse legittimo. 'La legittimazione all'accesso, conseguentemente, viene riconosciuta a chiunque possa dimostrare che gli atti procedimentali oggetto dell'accesso abbiano spiegato o siano idonei a spiegare effetti diretti o indiretti nei suoi confronti, indipendentemente dalla lesione di una posizione giuridica, stante l'autonomia del diritto d'accesso, inteso come interesse ad un bene della vita distinto rispetto alla situazione legittimante alla impugnativa dell'atto' ( Cds Sez. VI, sent. n. 6440 del 27-10-2006, Tar Lazio, n. 3115 del 2008).
Con riferimento a tale ultimo profilo, lo scrivente rappresenta che la sussistenza dell'interesse, quale requisito soggettivo ex art. 22, comma 1, lett. b) citato, del soggetto richiedente l'accesso dovrà essere valutata alla luce dei principi giurisprudenziali sopra evidenziati ed in base alle disposizioni regolamentari recanti la disciplina del diritto di accesso adottate dalla Città di ...
Nei termini suesposti è l'avviso di questo Ministero sulla questione rappresentata che si prega di voler portare a conoscenza dell'ente interessato.
