Diritto di accesso dei consiglieri. E’ fatto salvo il diritto del consigliere di accedere ai registri di protocollo finalizzato all'individuazione degli atti che potrebbero interessare per l'espletamento del proprio mandato. il consigliere deve contemperare il diritto di accesso con l’esigenza di non intralciare lo svolgimento dell’attività amministrativa ed il regolare funzionamento degli uffici comunali, comportando ad essi il minor aggravio possibile, sia dal punto di vista organizzativo che economico. L'ente locale, nell'ambito della propria autonomia, potrebbe dotarsi di ancor più specifica normativa regolamentare, mediante la quale disciplinare le modalità di esercizio del diritto in termini tali da renderle compatibili con il regolare svolgimento dell'attività degli uffici.
il comune di . ha chiesto se i consiglieri comunali possono richiedere la trasmissione, con cadenza mensile fino a scadenza del relativo mandato, di copia dell'intero registro di protocollo generale in entrata e in uscita dell'ente.
Al riguardo, si osserva che l'esercizio del diritto di accesso è previsto dal secondo comma dell'articolo 43 del d.lgs.267/2000, definito dal Consiglio di Stato (sent. n.4471/2005) "diritto soggettivo pubblico funzionalizzato", finalizzato al controllo politico - amministrativo sull'ente nell'interesse della collettività e, come tale, diverso dal diritto di accesso, di cui agli artt. 22 e ss. della legge n.241/1990, riconosciuto ai soggetti interessati allo scopo di predisporre la tutela di posizioni soggettive lese.
Lo Statuto del Comune di ., che ha disciplinato le prerogative dei consiglieri comunali, all'art. 17, comma 3, ribadisce il diritto dei consiglieri di ottenere dagli uffici del Comune e dagli enti da esso dipendenti "tutte le notizie, informazioni ed atti utili all'espletamento del mandato", rinviando ad apposito regolamento le modalità e le forme dell'esercizio di tali diritti.
L'art. 10 del regolamento per il funzionamento del Consiglio comunale specifica le modalità di esercizio, escludendo dall'accesso e dal rilascio di copie "le richieste generiche che non permettono l'individuazione del provvedimento o le richieste generalizzate relative ad intere pratiche o a categorie di provvedimenti".
Ciò premesso, per quanto concerne il rilascio periodico del riepilogo del protocollo generale dell'ente, comprensivo sia della posta in arrivo che di quella in uscita, si segnala che la giurisprudenza, con orientamento costante, ha ritenuto non conforme a legge il diniego opposto dall'amministrazione di prendere visione del protocollo generale e di quello riservato del Sindaco (cfr. TAR Sardegna n. 29/2007 e n. 1782/2004; TAR Lombardia, Brescia, n. 362/2005, TAR Campania, Salerno, n. 26/2005).
La richiamata sentenza del TAR Lombardia, Brescia, n. 362/2005 ha precisato che: " le norme disciplinanti l'accesso dei consiglieri comunali non pongono limiti quantitativi agli atti cui si chieda di accedere, né presuppongono che, di tali atti, i richiedenti conoscano già il contenuto, sia pure approssimativamente, ben potendo l'intervento connesso al mandato ravvisarsi opportuno anche a seguito dell'acquisita conoscenza di atti precedentemente del tutto ignorati".
I giudici del TAR Sardegna, altresì, con la segnalata sentenza n. 29/2007, hanno affermato, tra l'altro, che è consentito prendere visione del protocollo generale senza alcuna esclusione, di oggetti e notizie riservate e di materie coperte da segreto, posto che i consiglieri comunali sono comunque tenuti al segreto ai sensi dell'art. 43 del d. 19s. n. 267/2000.
Anche il TAR Emilia Romagna Sez. Parma, con la decisione n, 28 del 26.01.2006, ed il T.A.R. Calabria - CZ – con decisone n.1749/2007, "alla luce della consolidata giurisprudenza in materia" hanno ritenuto illegittimo il diniego opposto, specificando che al registro di protocollo generale dell'amministrazione locale è riconosciuta la piena riconducibilità alle categorie di documenti suscettibili di accesso, nella convinzione che detto registro sia idoneo a fornire notizie e informazioni utili all'espletamento del mandato dei consiglieri comunali non essendo, peraltro, ammissibile imporre loro l'onere di specificare in anticipo l'oggetto degli atti che intendono visionare giacché trattasi di informazioni di cui gli stessi possono disporre solo in conseguenza dell'accesso (v. TAR Lombardia, Brescia, l° marzo 2004 n. 163).
Pertanto, per quanto sin qui premesso, è fatto salvo il diritto del consigliere di accedere ai registri di protocollo finalizzato all'individuazione degli atti che potrebbero interessare per l'espletamento del proprio mandato.
Tuttavia, si soggiunge che le istanze di accesso ad atti non ancora formati, che impegnino l'amministrazione anche per il futuro, potrebbe concretizzare la fattispecie vietata dall'art.10 del regolamento comunale che nega le richieste generalizzate.
Tant' è che il T.A.R. Sardegna con sentenza n. 32/2008, respingendo un ricorso di alcuni consiglieri comunali, ha puntualizzato che il diritto di accesso si concretizza nel diritto a prendere visione dei soli oggetti del protocollo generale che rientrano nella sfera di interesse del consigliere richiedente e che sono utili per l'espletamento del suo mandato.
Il medesimo giudice ha evidenziato che nei confronti di una richiesta da parte dei consiglieri, posta ai sensi dell'art. 43 del d.lgs.vo n. 267/2000, 'ben appare giustificato il diniego opposto dall'Amministrazione' nel caso in cui si sia ' . in presenza di continue richieste di accesso di portata tale da determinare notevoli difficoltà organizzative .' per l'ente.
Tuttavia, si soggiunge che la Commissione per l'accesso ai documenti ammnistrativi ha richiamato il consolidato principio giurisprudenziale (ex multis Consiglio di Stato, Sez. V. n. 929/2007) secondo cui il diritto del consigliere di accesso agli atti 'non può subire compressioni per pretese esigenze di natura burocratica dell'ente con l'unico limite di poter esaudire la richiesta, qualora sia di una certa gravosità, secondo i tempi necessari per non determinare interruzione delle altre attività di tipo corrente .' - limite della proporzionalità e ragionevolezza delle richieste-.
Sotto tale profilo il consigliere deve quindi contemperare il diritto di accesso con l'esigenza di non intralciare lo svolgimento dell'attività amministrativa ed il regolare funzionamento degli uffici comunali, comportando ad essi il minor aggravio possibile, sia dal punto di vista organizzativo che economico (Corte dei Conti, sez. Liguria n. 1/2004).
Più in generale, la stessa Commissione, sulla base principio di economicità che incombe sia sugli uffici tenuti a provvedere, sia sui soggetti che chiedono prestazioni amministrative (parere del 12 dicembre 2002) ha riconosciuto 'la possibilità per il consigliere di avere accesso diretto al sistema informatico interno, anche contabile, dell'ente attraverso l'uso della password di servizio . proprio al fine di evitare che le continue richieste di accesso si trasformino in un aggravio dell'ordinaria attività amministrativa dell'ente locale' (cfr. parere 29 novembre 2009).
In tale contesto sono state ritenute legittime dal giudice amministrativo norme regolamentari contenenti accorgimenti finalizzati a ridurre i costi.
Sull'argomento si fa rilevare che il Consiglio di Stato, V, con la sent. n. 6742/2007 ha condiviso l'avviso di questo Ministero in merito alla possibile riproduzione di planimetrie su CD-rom, in quelle fattispecie in cui il consigliere chieda l'estrazione di copie di atti la cui fotoriproduzione comporti costi elevati . Anche il Tar Puglia sent. n. 115 del 21 gennaio 2011, ha affermato che 'gli unici limiti all'esercizio del diritto di accesso dei consiglieri comunali si rinvengono, per un verso, nel fatto che esso debba avvenire in modo da comportare il minor aggravio possibile per gli uffici comunali e, per altro verso, che non debba sostanziarsi in richieste assolutamente generiche ., fermo restando che la sussistenza di tali caratteri debba essere attentamente . vagliata in concreto al fine di non introdurre surrettiziamente inammissibili limitazioni al diritto stesso'.
L'ente locale, dunque, nell'ambito della propria autonomia, potrebbe dotarsi di ancor più specifica normativa regolamentare, mediante la quale disciplinare le modalità di esercizio del diritto in termini tali da renderle compatibili con il regolare svolgimento dell'attività degli uffici.
Nei termini suesposti è l'avviso di questo Ministero sulla questione rappresentata che si prega di voler portare a conoscenza dell'ente interessato.
