Per i consiglieri comunali vale il principio di gratuità del diritto di prendere visione e di estrarre copia di atti e documenti, che trova fondamento nell’esercizio del munus agli stessi affidato, ove sia valutato che la richiesta di rilascio di copie comporti in concreto particolare aggravio per gli uffici, l’ente potrà, di volta in volta, trovare una soluzione organizzativa, anche in chiave informatica, utile ad ovviare a tale inconveniente. Il Consiglio di Stato, V, con la sent. n. 6742/2007 ha condiviso l’avviso di questo Ministero in merito alla possibile riproduzione di documenti su CD-rom, in quelle fattispecie in cui il consigliere chieda l’estrazione di copie di atti la cui fotoriproduzione comporti costi elevati.
E' stato posto il quesito relativo alla possibilità, per l'ente locale, di determinare in relazione al diritto di accesso da parte dei consiglieri, un limite al rilascio di copie di documenti oltre il quale imporre un costo del servizio.
In linea generale, per i consiglieri, vale il principio di gratuità del diritto di prendere visione e di estrarre copia di atti e documenti, che trova fondamento nell'esercizio del munus agli stessi affidato, '. perché l'esercizio del diritto di accesso attiene alla funzione pubblica di cui il richiedente è investito e non al soddisfacimento di un interesse privato ed attuale .' (Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi parere del 5 ottobre 2004).
Con il recente parere del 5 ottobre 2010, la Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi, esprimendosi sull'esercizio del diritto in parola, ha affermato che è illegittimo prevedere, per le richieste da parte dei consiglieri comunali, il pagamento dell'imposta di bollo, dei diritti di segreteria e dei costi di riproduzione.
La stessa Commissione ha richiamato il consolidato principio giurisprudenziale (ex multis Consiglio di Stato, Sez. V. n. 929/2007) secondo cui il diritto del consigliere di accesso agli atti 'non può subire compressioni per pretese esigenze di natura burocratica dell'ente con l'unico limite di poter esaudire la richiesta, qualora sia di una certa gravosità, secondo i tempi necessari per non determinare interruzione delle altre attività di tipo corrente .' .
Sotto tale profilo il consigliere deve quindi contemperare il diritto di accesso con l'esigenza di non intralciare lo svolgimento dell'attività amministrativa ed il regolare funzionamento degli uffici comunali, comportando ad essi il minor aggravio possibile, sia dal punto di vista organizzativo che economico (Corte dei Conti, sez. Liguria n. 1/2004).
Anche in un precedente parere del 5 ottobre 2004 la medesima Commissione aveva chiarito che 'al consigliere che chieda copia di atti . utili per l'esercizio del proprio mandato non può essere addebitato il costo.', sia 'perché l'esercizio del diritto di accesso attiene alla funzione pubblica di cui il richiedente è investito .', sia perché 'in nessun caso il consigliere può fare uso privato . dei documenti così acquisiti'.
Più in generale, lo stesso Organismo, sulla base principio di economicità che incombe sia sugli uffici tenuti a provvedere, sia sui soggetti che chiedono prestazioni amministrative ha riconosciuto 'la possibilità per il consigliere di avere accesso diretto al sistema informatico interno, anche contabile, dell'ente attraverso l'uso della password di servizio . proprio al fine di evitare che le continue richieste di accesso si trasformino in un aggravio dell'ordinaria attività amministrativa dell'ente locale' (cfr. parere 29 novembre 2009).
In tale contesto sono state ritenute legittime dal giudice amministrativo norme regolamentari contenenti accorgimenti finalizzati a ridurre i costi.
Il Consiglio di Stato, V, con la sent. n. 6742/2007 ha condiviso l'avviso di questo Ministero in merito alla possibile riproduzione di planimetrie su CD-rom, in quelle fattispecie in cui il consigliere chieda l'estrazione di copie di atti la cui fotoriproduzione comporti costi elevati . Anche il Tar Puglia sent. n. 115 del 21 gennaio 2011, ha affermato che 'gli unici limiti all'esercizio del diritto di accesso dei consiglieri comunali si rinvengono, per un verso, nel fatto che esso debba avvenire in modo da comportare il minor aggravio possibile per gli uffici comunali e, per altro verso, che non debba sostanziarsi in richieste assolutamente generiche ., fermo restando che la sussistenza di tali caratteri debba essere attentamente . vagliata in concreto al fine di non introdurre surrettiziamente inammissibili limitazioni al diritto stesso'.
Se quindi, da un lato, l'imposizione di costi di riproduzione non appare di per sé in linea con gli orientamenti espressi, per altro verso, ove sia valutato che la richiesta di rilascio di copie comporti in concreto particolare aggravio per gli uffici, l'ente potrà, di volta in volta, trovare una soluzione organizzativa, anche in chiave informatica, utile ad ovviare a tale inconveniente.
