Registrazione delle sedute consiliari. La pubblicità della seduta non implica la facoltà di registrazione ma la libera presenza di chi abbia interesse ad assistere. In assenza di espressa previsione regolamentare, l’ammissione alla registrazione può essere regolata e valutata, caso per caso, dal presidente del consiglio nell’esercizio dei poteri di “direzione dei lavori e delle attività del consiglio”, di cui all’art. 39, comma 1, tuel n. 267/2000.
Si fa riferimento al quesito con il quale il Segretario Generale del Comune di . chiede di conoscere se, in assenza di specifiche previsioni regolamentari, vi siano limiti per i cittadini che assistono alla seduta del consiglio comunale ad effettuare e diffondere la registrazione audiovisiva della stessa, ovvero se una norma regolamentare dell'ente locale possa prevederne il divieto.
Preliminarmente si evidenzia come nell'ambito dell'attribuzione al consiglio comunale dell'autonomia funzionale ed organizzativa (art. 38 comma 3 TUEL) si riconduce quella potestà di regolare opportunamente, con apposite norme, ogni aspetto attinente al funzionamento dell'assemblea, tra cui anche quello della registrazione del dibattito e delle votazioni con mezzi audiovisivi, sia da parte degli uffici di supporto all'attività di verbalizzazione del segretario comunale, sia da parte dei consiglieri, degli organi di informazione e dei cittadini che assistono alla sedute pubbliche.
Pertanto si evidenzia l'opportunità che l'ente locale si doti, nell'ambito del regolamento comunale sul funzionamento del consiglio, di siffatta disciplina ad hoc, al fine di assicurare la necessaria organizzazione funzionale delle sedute.
Sotto tale profilo, l'Ufficio del Garante per la protezione dei dati personali (nota pervenuta il 10.01.08), ha osservato che 'gli artt. 10 e 38 del TUEL garantiscono espressamente la pubblicità degli atti e delle sedute del consiglio comunale, rinviando ad uno specifico regolamento l'introduzione di eventuali limiti a detto regime di pubblicità. Tale regolamento può, dunque, costituire la fonte idonea a disciplinare i limiti e le modalità di pubblicità delle sedute consiliari, compresi eventuali divieti di registrazioni da parte di terzi'.
Analogamente in passato aveva ritenuto che l'amministrazione comunale potesse adottare norme interne tese a porre limiti alle riprese e alla diffusione televisiva delle riunioni consiliari, prevedendo, in quella sede regolamentare, l'onere di informare preventivamente il pubblico della presenza delle telecamere e della successiva diffusione delle immagini, ovvero il divieto di divulgare informazioni sullo stato di salute. Peraltro, ove la registrazione fosse effettuata per fini esclusivamente personali, i dati non possono essere destinati alla comunicazione sistematica o alla diffusione.
Come già ritenuto dallo scrivente in casi analoghi, la pubblicità della seduta non implica la facoltà di registrazione ma la libera presenza di chi abbia interesse ad assistere, non potendo sostenersi un autonomo e indiscriminato diritto a procedere senza limiti alla registrazione, superando gli eventuali divieti posti dall'amministrazione (cfr. Cass. Sez. I n. 5128/01 ove afferma la legittimità di un regolamento consiliare che pone il divieto di introdurre nella sala del consiglio apparecchi di riproduzione audiovisiva, se non previa autorizzazione).
Vale infatti tuttora quell'orientamento della giurisprudenza amministrativa, secondo cui la registrazione della seduta da parte dell'amministrazione non legittima di per sè la richiesta del rilascio di copia; è ritenuto legittimo il diniego del rilascio di copia di una registrazione su nastro di una seduta consiliare, a motivo del fatto che detta registrazione, 'non costituendo un documento amministrativo' ma un 'mero ausilio riconducibile a semplici appunti', non rientra nell'ambito applicativo della legge n. 241/1990 che invece riguarda il verbale della seduta redatto dal segretario comunale avvalendosi della registrazione (T .A.R. Marche,n.170/1997; T.A.R. Veneto, Sez. II, n. 60/2002 e, più di recente T.A.R. Lombardia n. 1914/2009).
Diversamente, in assenza di espressa previsione regolamentare, l'ammissione alla registrazione può essere regolata e valutata, caso per caso, dal presidente del consiglio nell'esercizio dei poteri di 'direzione dei lavori e delle attività del consiglio', di cui all'art. 39, comma 1, in stretta correlazione alle esigenze di ordinato svolgimento dell'attività consiliare ed in relazione all'oggetto dei lavori previsti all'ordine del giorno .
Conclusivamente, a margine di tale potere e nell'ambito del principio di pubblicità delle sedute (art. 38 comma 7 TUEL) l'amministrazione può legittimamente riservarsi il compito di registrazione con mezzi elettronici e/o audiovisivi, ai fini della sola attività documentale istituzionale dell'ente, anche escludendo che altri soggetti e il pubblico in aula possano procedervi; parimenti, eventuali limitazioni alle registrazioni possono essere subordinate all'autorizzazione del presidente del consiglio, ovvero contemplate dal regolamento anche in ragione della mancata attivazione, da parte dell'amministrazione, di un autonomo sistema di registrazione. Ciò, al fine di escludere che l'unico supporto audiovisivo di documentazione dello svolgimento dei lavori consiliari resti nella esclusiva disponibilità di soggetti estranei all'amministrazione, fuori dalle necessarie garanzie di autenticità.
Con segnato riguardo alla diffusione delle registrazioni, eventuali limitazioni possono riferirsi in particolare ai dati personali trattati dall'ente nello svolgimento della propria attività istituzionale.
In proposito lo stesso Ufficio del Garante ha chiarito come tali dati possono essere diffusi 'solo se tale operazione è prevista da una norma di legge o di regolamento (artt. 18, comma 2, e 19, comma 3 del Codice in materia di protezione dei dati personali), fermi restando gli obblighi di informativa agli interessati (art. 13).'
Nel richiamare le indicazioni impartite dallo stesso Garante con le 'Linee guida . per finalità di pubblicazione e diffusione di atti e documenti di enti locali' del 19.04.2007, ha sottolineato altresì che l'ente locale 'deve tenere conto del quadro di specifiche garanzie ivi individuate in ordine alle corrette modalità con le quali gli enti locali possono dare adeguata pubblicità alla propria attività istituzionale, anche di vigilanza e controllo, specie in rapporto alla protezione dei dati personali contenuti in atti e documenti resi accessibili ai cittadini' (cfr. artt. 3 e 11, co. 1, lett) d), del Codice).
Anche ai fini della questione in esame l'ente locale di volta in volta potrà opportunamente valutare le modalità più opportune per assicurare la riservatezza dei soggetti presenti o oggetto del dibattito.
Tanto si rappresenta, invitando codesta Prefettura a voler fornire risposta all'ente interessato, secondo le modalità ritenute più opportune.
