Il diritto di accesso dei consiglieri comunali e provinciali agli atti amministrativi dell’ente locale è disciplinato dall’art. 43 comma 2 TUOEL, il quale riconosce il diritto di ottenere dagli uffici tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all’espletamento del loro mandato.
In considerazione della funzione di controllo politico-amministrativo svolta sull’ente, nell’interesse della collettività, appare ormai consolidato l’orientamento della giurisprudenza di riconoscere la massima ampiezza al diritto di accesso dei consiglieri, con la conseguenza che qualsiasi limitazione verrebbe a ridurre la loro possibilità di intervento, incidendo negativamente sull’integrale espletamento del mandato ricevuto.
Ciò premesso, non può, però, trascurarsi la questione delle difficoltà materiali che comporta, soprattutto per i piccoli comuni, lo svolgimento del diritto in esame.
A tal proposito, è stato più volte confermato l’indirizzo secondo il quale l’adempimento del diritto di accesso non deve risultare eccessivamente gravoso per l’ente locale, compromettendo, così, il regolare funzionamento degli uffici comunali.
Tuttavia, recentemente il Consiglio di Stato (sent. 2716/2004) ha sostenuto che gli enti locali sono tenuti a curare tutti gli adempimenti a loro carico, dotandosi a tal fine dei mezzi necessari. Ne consegue che nessun ostacolo potrebbe giustificare dinieghi o ritardi nello svolgimento del citato diritto, compreso il rilascio di copia degli atti richiesti.
Per completezza, da ultimo, si rammenta che al consigliere comunale, che chiede copia di atti, non può essere addebitato il costo della riproduzione.
E' stato chiesto di formulare il parere di questo ufficio, sulla vicenda segnalata da una prefettura, in ordine al mancato rilascio di copie di deliberazioni della giunta comunale richiesto dal consigliere comunale da parte del sindaco.
Al riguardo, si forniscono i seguenti elementi relativi al diritto di accesso dei consiglieri comunali e provinciali agli atti amministrativi dell'ente locale, disciplinato dall'art. 43, comma 2, del T.U.O.E.L. n. 267/2000, il quale prevede in capo agli stessi " . il diritto di ottenere dagli uffici tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all'espletamento del loro mandato".
Invero, la funzione in base alla quale la legge riconosce al consigliere il diritto di accesso del consigliere comunale o provinciale, è quella del controllo politico-amministrativo sull'ente nell'interesse della collettività ed ha, quindi, una natura speciale rispetto al generale diritto di accesso (T.A.R. Lombardia, Milano, sez. I del 7 aprile 2006, n. 970) traendo fondamento da una ratio diversa.
Infatti, " . la finalizzazione dell'accesso all'espletamento del mandato costituisce, al tempo stesso, il presupposto legittimante l'accesso ed il fattore che ne delimita la portata" (CdS, sez. V, 20 ottobre 2005, n. 5879).
Il diritto d'accesso dei consiglieri comunali e provinciali viene, pertanto, a configurarsi come funzionale allo svolgimento dei compiti propri del consigliere che, conseguentemente, non è neppure tenuto a motivare la richiesta, né l'ente ha titolo per sindacare il rapporto tra la richiesta di accesso e l'esercizio del mandato " . altrimenti gli organi dell'amministrazione sarebbero arbitri di stabilire essi stessi l'ambito del controllo sul proprio operato" (sempre CdS, sez. V, 20 ottobre 2005, n. 5879 ed inoltre CdS, sez V, 26 settembre 2000, n. 5109 e CdS, sez. V, del 4 maggio 2004, n. 2716 e n. 7900 del 9 dicembre 2004).
La giurisprudenza amministrativa si è orientata, con sempre maggiore apertura, nel senso dell'accessibilità dei consiglieri a tutti i documenti adottati dall'ente in virtù del "munus" affidato loro dal corpo elettorale per cui si è affermato che " ...l'espletamento del mandato di cui sono investiti i consiglieri comunali li abilita a conoscere tutte quante le attività svolte dall'Amministrazione comunale nonché dalle aziende e dagli enti dipendenti, affinché possano consapevolmente intervenire in ogni singolo settore" e che " .. qualsiasi limitazione verrebbe a restringere la possibilità di intervento, sia in senso critico sia in senso costruttivo, incidendo negativamente sulla possibilità d'integrale espletamento del mandato ricevuto".
Una volta unanimemente riconosciuta l'ampiezza del diritto in parola da parte del consigliere comunale e provinciale, l'attenzione passa a verificare le modalità di esercizio dello stesso.
In questo ambito, infatti, emergono, nel corso di numerose pronunce giurisprudenziali in materia nonché nei pareri rilasciati dalla Commissione per l'accesso alla documentazione amministrativa, alcune significative enunciazioni che affrontano la questione delle difficoltà materiali che comporta, talvolta, soprattutto per i piccoli comuni, lo svolgimento del diritto d'accesso.
Infatti, se da un lato appare ormai consolidato l'orientamento della giurisprudenza di riconoscere la massima ampiezza al diritto di accesso dei consiglieri, dall'altro permane l'indirizzo, anch'esso più volte riconfermato, che l'adempimento del diritto d'accesso da parte dell'ente locale non deve risultare eccessivamente gravoso, e che lo stesso non debba intralciare lo svolgimento dell'attività amministrativa in modo da non incidere sul regolare funzionamento degli uffici comunali.
Pertanto, si è affermato che " . richieste generiche ed indiscriminate non possono essere accettate; ciò anche perché questo tipo di richieste, oltre a poter apparire meramente emulative e comprendere atti chiaramente e palesemente inutili ai fini dell'espletamento del mandato, possono comportare intralcio e/o disservizio agli uffici nonché costi elevati ed ingiustificati per l'ente" (CdS, sez. V, n. 6293 del 13 novembre 2002).
Da tale indirizzo si evidenzia che il diritto di accesso del consigliere non può configurarsi come generalizzato ed indiscriminato ed infatti, " . per non impedire od ostacolare lo svolgimento dell'azione amministrativa, i documenti oggetto del diritto devono essere concretamente individuati dal richiedente oppure essere individuabili" (C.d.S., Sez. V, del 14 dicembre 1992, n. 504) in quanto " . il diritto di accesso ai documenti amministrativi non può concretarsi nell'obbligo per la pubblica amministrazione di svolgere attività di ricerca, di indagine, o di ricostruzione storica ed analitica dei procedimenti con un aggravamento dello svolgimento delle attività istituzionali" (C.d.S., sez. V del 6 aprile 1998, n. 438 ed anche CdS, Sez. V, 8 settembre 1994, n. 976).
Più di recente tuttavia il Consiglio di Stato, con la sentenza del n. 2716 del 4 maggio 2004, ha ritenuto che " . agli Enti Locali, al pari di tutte le Pubbliche Amministrazioni, sono, infatti, tenuti a curare tutti gli adempimenti a loro carico e quindi, a dotarsi di tutti i mezzi (personale, strumentazioni tecniche materiali vari) necessari all'assolvimento dei loro compiti", per cui si dovrebbe ritenere che nessun ostacolo possa giustificare dinieghi o ritardi nello svolgimento del diritto di accesso in parola, ivi compreso il rilascio di copia degli atti richiesti.
L'attuale orientamento della giurisprudenza, ha trovato un'ulteriore conferma nella previsione di una tutela amministrativa innanzi alla Commissione per l'Accesso ai documenti amministrativi introdotta con la legge 11 febbraio 2005, n. 15 che ha integrato l'art. 25 della legge 7 agosto 1990, n. 241.
Il ricorso suddetto, che non è alternativo a quello giurisdizionale, garantisce il rispetto del contraddittorio e comporta, in caso di accoglimento, che la Commissione ordini all'amministrazione l'esibizione, ove necessario entro un termine perentorio, del documento richiesto.
In proposito, per completezza, si rammenta che al consigliere comunale che chieda copia di atti e di documenti, utili per l'esercizio del proprio mandato, non può essere addebitato il costo della riproduzione.
Ciò in primo luogo perché l'esercizio del diritto di accesso attiene alla funzione pubblica di cui il richiedente è investito, e non al soddisfacimento di un interesse individuale e privato; in secondo luogo perché in nessun caso il consigliere può fare uso privato delle notizie e dei documenti così acquisiti (CdS, sez. V, 8 settembre 1994, n. 976, TAR Toscana, 2 luglio 1996, n. 603, TAR Calabria - Reggio Calabria, 14 febbraio 1996, n. 127).
Sulla gratuità del diritto del consigliere comunale di prendere visione o di estrarre copia degli atti o dei documenti si è espresso questo Ministero nella circolare n. M 2/07/a del 9 Marzo 1999 recante "Diritto di accesso alla documentazione amministrativa e tutela dei dati personali" nella quale si afferma che un eventuale rimborso del costo di riproduzione delle copie degli atti "potrebbe influire negativamente sull'intendimento dei consiglieri di approfondire, pur sempre nell'interesse della collettività, l'esame delle singole questioni di competenza degli organi del comune e della provincia".
Tanto premesso, pur considerando che il mancato rilascio di copia degli atti richiesti in contrasto con la previsione di cui all'art. 43, comma 2 del citato testo unico, alla luce dell'illustrata evoluzione della giurisprudenza amministrativa in materia, potrebbe portare, in sede di ricorso giurisdizionale, ad una pronuncia favorevole al ricorrente – che però, al momento, non ha attivato detto strumento di tutela – tuttavia, non si ritiene che la fattispecie rappresentata possa integrare i presupposti di gravità di cui all'art. 142, comma 1, del T.U.O.E.L. n. 267/2000.
Ciò soprattutto ove si consideri che il sindaco ha parzialmente ottemperato alla richiesta accogliendo l'istanza del richiedente almeno nella forma della visione, fase anteriore a quella relativa all'estrazione di copia, e che inoltre, ai sensi, del recente regolamento comunale sull'accesso, l'ente ha attivato la pubblicazione degli atti dell'amministrazione sul sito internet, nel quale è possibile rinvenire i provvedimenti adottati dal consiglio e dalla giunta a partire dall'anno 2006
