Diritto di accesso. Pagamento delle spese dei costi di ricerca e di rilascio copia documenti

E' stato chiesto di conoscere il parere della Direzione Centrale per la Autonomie in merito ad un quesito in tema di diritto di accesso dei consiglieri comunali ai sensi dell'art. 43 comma 2 del d.lgs. n. 267/2000. È stato chiesto, in particolare, di conoscere se al consigliere debba essere richiesto il pagamento delle spese per i costi di ricerca e di archivio degli atti e dei documenti a lui rilasciati. In merito si ritiene che al consigliere comunale che chieda copia di atti e di documenti, utili per l'esercizio del proprio mandato non possa essere addebitato il costo in riferimento ad un duplice ordine di considerazioni; in primo luogo perché l'esercizio del diritto di accesso attiene alla funzione pubblica di cui il richiedente è investito, e non al soddisfacimento di un interesse individuale e privato, in secondo luogo in nessun caso il consigliere può fare uso privato delle notizie e dei documenti così acquisiti (vedasi sentenza Consiglio di Stato Sez. V 8.9.1994, n. 976, TAR Toscana Sez. V 2.7.1996, n. 603, TAR Calabria Reggio Calabria 14.2.1996 n. 127). Sulla gratuita del diritto del consigliere comunale di prendere visione o di estrazione di copia degli atti o dei documenti si è espresso questo Ministero nella circolare n. M 2/07/a del 9 Marzo 1999 recante 'Diritto di accesso alla documentazione amministrativa e tutela dei dati personali' (che si allega in copia). Nella stessa circolare si fa notare che un eventuale rimborso del costo di riproduzione delle copie degli atti 'potrebbe influire negativamente sull'intendimento dei consiglieri di approfondire, pur sempre nell'interesse della collettività, l'esame delle singole questioni di competenza degli organi del comune e della provincia'. Orbene, nel caso di specie per l'attuazione del diritto di accesso occorre, comunque, accertare che i consiglieri non abbiano formulato richieste generiche a codesta amministrazione comunale in modo da consentire una sia pur minima identificazione dei supporti documentali che si intendono consultare, tenuto conto anche dei principi, più volte ricordati dalla Corte Costituzionale, di ragionevolezza e di leale collaborazione tra gli organi pubblici. In particolare per i casi in cui il consigliere comunale chieda l'estrazione di copia, si ritiene che sia necessario contemperare le esigenze connesse alla realizzazione del diritto di accesso del richiedente con quelle relative al regolare svolgimento dell'attività amministrativa dell'ente. Per non impedire o ostacolare lo svolgimento dell'azione amministrativa, i documenti, oggetto del diritto, devono quindi essere concretamente individuati dal richiedente oppure essere individuabili (cfr. Consiglio di Stato Sez. V sentenza 14.12.1992 n. 504). Pertanto, qualora la richiesta di rilascio dei documenti sia generica o il numero degli atti o dei documenti sia elevato, o vi siano contemporanee richieste di accesso da parte di altri consiglieri, ovvero il reperimento degli atti e dei documenti richiesti comporti ricerche di archivio che possano intralciare lo svolgimento della attività amministrativa, si ritiene che l'amministrazione comunale possa invitare i consiglieri comunali a specificare meglio la documentazione richiesta, concordando con gli interessati le modalità del diritto di accesso al fine di contemperare le esigenze organizzative dell'Ente con gli interessi dei richiedenti. L'adempimento da parte dell'ente locale non deve, infatti, risultare eccessivamente gravoso, in modo da incidere sul regolare funzionamento degli uffici comunali. Sulla questione è intervenuto anche il Consiglio di Stato, il quale con la sentenza, resa dalla Sez. V n. 438 del 6.4.1998, ha precisato che il 'diritto di accesso ai documenti amministrativi non può concretarsi nell'obbligo per la pubblica amministrazione di svolgere attività di ricerca, di indagine o di ricostruzione storica ed analitica dei procedimenti, con un aggravamento dello svolgimento delle attività istituzionali'.